Social Intranet
Segel setzen – mit skalierbaren Social Intranet-Lösungen
für Unternehmen und Verwaltungen
Social Intranet: Bottom-up statt top-down
Die zunehmende Digitalisierung von Produktions-, Arbeits- und Verwaltungsprozessen verändert auch die Art und Weise, welche Schwerpunkte bei zukünftigen Investitionen gesetzt werden. Wie sieht z. B. der jeweilige Return of Investment aus – insbesondere kleine und mittelständische Betriebe haben Schwierigkeiten, dabei in eine Nutzen-/Kosten-Analyse einzusteigen.
Aus der Erfahrung lässt sich sagen: Echte Social Intranets bieten gegenüber bisherigen sog. Business Intranets (Top-down) entscheidende Vorteile. Sie sind inzwischen zu einem unverzichtbaren Standbein im Wettbewerb um Know-how und Arbeitskräfte geworden.
Social Intranet als Lösung
Wir kennen alle die Situationen ...
Wenn der Kollege wieder mal alle Unterlagen mitgenommen hat…
Wenn man bei jeder Besprechung eine Viertelstunde braucht, um alle auf den Stand zu bringen…
Wenn man sich leider nur den Vornamen der neuen Projektleiterin gemerkt hat…
…dann könnte ein Intranet die Lösung sein.
Wenn die Infos für den morgigen Betriebsausflug am Schwarzen Brett hängen aber man gerade im Homeoffice ist…
Wenn man das neue Urlaubsformular endlich auf dem Server findet und es gesperrt ist…
…dann sollte man ein Intranet ins Auge fassen.
Wenn die Freigabe für die Warenbestellung irgendwo auf dem Rechner des kranken Mitarbeiters liegt und niemand darüber Bescheid weiß…
Wenn aus Versehen das Dokument mit den aktuellen Quartalszahlen gelöscht und kein automatisches Backup erstellt wurde…
Wenn man über all dem nicht mehr weiß, wo Steuer- und wo Backbord ist und ebenso die Kollegin an Deck den Kopf schüttelt…
Wenn wenn wenn…
Kennen Sie die Situation?
... dann: Leinen los! Es ist Zeit für ein Social Intranet
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… weil es Zeit und Geld spart, indem es bestehende Vorgänge automatisiert sowie den Informationsaustausch und die Dokumentenverwaltung erleichtert.
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… weil es durch Wissenstransfer und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit die Innovationskraft eines Unternehmens verdichtet.
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… weil es – wird es über alle Hierarchieebenen hinweg gelebt – die Bindung ans Unternehmen stärkt und so Mitarbeiterfluktuation entgegenwirkt.
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… weil Sie basierend auf der leistungsfähigen Open-Source-Software Drupal ein flexibles und skalierbares Intranet erhalten, passend zu Ihrer Unternehmensgröße und den dazugehörigen Anforderungen.
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… weil keine Lizenzgebühren anfallen, d. h. Ihre Investition uneingeschränkt in Planung, Ausbau und Individualisierung Ihres Social Intranets geht.
„Was ist ein Social Intranet überhaupt?“
Wären wir auf See, dann könnte man sich ein Social Intranet wie ein großes Schiff vorstellen.
Die gesamte Besatzung, vom Kapitän über die Matrosen, vom Kadetten bis zum Smutje einschließlich der Passagiere, kann darin virtuell einschiffen. Sie können zusammen Segel setzen, sich vernetzen, verabreden und kommunizieren, abteilungs- und „hafen“übergreifend. Sie können die Takelage, das Trimmen der Ladung, den Innenausbau oder den Maschinenraum selbst mitgestalten und immer wieder von Neuem, dem Wetter und dem Seegang anpassen. Der Heimathafen bleibt dabei stets erreichbar.
Alle wissen, wo sie etwas ablegen und finden können und wer Zugang dazu hat.
Es gibt Mannschaftskabinen, Kammern und eine Messe, Räume für alle oder nur für bestimmte Projekte, jeder hat aber auch seine eigene Koje. Es findet sich immer ein Platz zum Arbeiten oder um produktiv zu sein.
Wie auf einem Schul- oder Kreuzfahrtschiff gibt es sogar Seminarräume und Bibliotheken, Schreibwerkstätten und Ideenschmieden.
Kurz: Es gibt alles, was man in der modernen Schifffahrt benötigt, digital im Virtual Workspace.
Vier Vorteile des Social Intranets
Bündelung und Wissenstransfer
- Ein Social Intranet bündelt die interne Kommunikation, die abteilungsübergreifende Projektarbeit und den Wissenstransfer zentral an einem Ort.
- Mit einem Social Intranet kann sich ein Unternehmen intern weiterentwickeln und Voraussetzungen schaffen für die gezielte Förderung und Zusammenarbeit seiner Mitarbeiter.
- Das Intranet lässt sich zentral steuern und verwalten.
Vernetzung und Zusammenarbeit
- Die technische und soziale Vernetzung der Mitarbeiter wird verbessert. So werden Informationsfluss und Wissenstransfer optimiert.
- Ein Social Intranet wirkt integrativ und vereint damit dezentral arbeitende Abteilungen, verteilte Standorte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice und im Außendienst.
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können abteilungsübergreifend zusammenarbeiten und sich in digitalen Arbeitsgruppen selbst organisieren.
- Viele Abstimmungs- und Produktionsprozesse werden dadurch stark dynamisiert.
Teilhabe und Work-Life-Balance
- Über alle Hierarchieebenen hinweg können alle teilhaben und aktiv mitgestalten.
- Mitarbeiter bringen sich ein, werden gehört. Das führt zu mehr Zufriedenheit und Identifikation mit dem Unternehmen.
- Sie können sich fortbilden und gemeinsam diskutieren, in Blogs oder Foren zu Autoren werden, Ideen formulieren, Talente fördern.
- Ein gut gepflegtes Social Intranet ist ein Vorteil im Wettbewerb und für den Verbleib von Mitarbeitern. Es fördert die interne Unternehmenskultur sowie gemeinsame Aktivitäten außerhalb des Unternehmens und ist so Teil der Work-Life-Balance.
Effektivität und Anwendungsvielfalt
- Unabhängig von der Betriebsgröße bietet ein Intranet viele Werkzeuge zur Beschleunigung einfacher und zur Bewältigung komplexer Aufgaben.
- Ein von den Mitarbeitern gelebtes Intranet verringert die interne Flut an E-Mails, Meetings verkürzen sich oder entfallen ganz, Entscheidungen können schneller getroffen werden.
- Es lassen sich zusätzliche Funktionalitäten anbinden, z. B. eine Personalverwaltung, die Zeiterfassung oder Controlling-Systeme mit Rechnungsverwaltung.
- Als sogenannter Hub für Drittsysteme erstellt das Social Intranet Zielgruppen-spezifische Dashboards und steuert so die jeweils benötigte Informationsmenge.
"Unser Betrieb ist zu klein für ein Social Intranet."
"Unser Betrieb ist zu groß für ein Social Intranet."
In den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen existieren bereits Vorläufer und Ansätze zu einem Social Intranet. Häufig sind diese „analog“ und verstreut an verschiedenen Stellen:
Das Schwarze Brett auf dem Weg zur Kantine, der Terminkalender an der Tür zum Besprechungsraum, allgemeine Dateiordner auf dem internen Server mit Formularen, Urlaubsanträgen und Gefahrenhinweisen, digitale Verwaltung von E-Mails und Kontakten, Listen für den Einkauf von Büroartikeln etc.
Häufig benutzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch externe Workarounds, z. B. Wikis oder Plattformen wie Doodle, um ihre Zusammenarbeit oder private Aktivitäten zu organisieren.
Schluss mit Klein-Klein
Schlagwörter wie: digitale Transformation, Homeoffice und Remote Work, Dezentralität, digitales Gedächtnis, Mobile Apps, Agilität, Cloud-Hosting, Prozessoptimierung, virtuelle Arbeitsgruppen, Bottom-up Kommunikation und offene Unternehmenskultur – dies sind nur einige wenige Stichworte, um die Veränderungen anzudeuten, denen sich ein Unternehmen heute gegenübersieht. Ein Intranet bietet hier die entscheidende Möglichkeit, die Fahrt aufzunehmen.
Dynamisierung interner Betriebsabläufe
Ein modernes Intranet navigiert nach den Wünschen und Bedürfnissen von Mitarbeitenden und Führungspersonal. Ist es vorausschauend aufgebaut und geplant, lassen sich neue Funktionen implementieren und weitere Unternehmensprozesse anbinden.
Es wächst mit dem Unternehmen und dessen Anforderungen.
Unabhängig von der Betriebsgröße erleichtert und beschleunigt ein Intranet die interne Kommunikation und Kollaboration, es stärkt die Vernetzung im Unternehmen und sorgt für einen dynamischen, von allen getragenen Wissenstransfer.
Optimale Workflows und ein verbessertes Informationsmanagement sorgen für mehr Motivation und Produktivität bei den Mitarbeitenden.
DSGVO und Datensicherheit
Nicht zuletzt machen auch die rechtlichen Vorgaben der DSGVO sowie die Abschirmung sensibler, firmeninterner Daten eine sichere und vor allem interne Lösung erforderlich.
Funktionsumfang eines Social Intranets:
(Auswahl)
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Personal Dashbord
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Team Kalender
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Wikis
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Blogs
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Offene, geschlossene und private Arbeits- / Projektgruppen
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Foren (Message Board)
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Document Library und Backup-Verwaltung
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E-Mail / SMS
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Instant Messaging (Chat)
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Kontakte/Adressbuch
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Activity Tracking
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Announcements und Alerts
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Nutzerverwaltung
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granulare Rollen- und Rechteverwaltung
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Anbindung von Dritt-Systemen (HR Software, LDAP, Business Prozess Software,...)
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Mobil nutzbar mit Smartphone und Tablet
„Warum Open Source, warum Drupal?“
„Was ist Social Software und Social Collaboration?“
Open Source Software ist zukunftssicher
Mit Drupal erhalten Sie eines der meist genutzten Open-Source Content-Management-Systeme (CMS), mit dem Sie Ihr Intranet zukunftssicher, anschlussfähig und effizient gestalten.
Seit 2001 ist Drupal als Open-Source-Software allgemein verfügbar, es wird seitdem fortwährend durch eine internationale Entwicklergemeinschaft weiterentwickelt und erweitert. Im Austausch mit Entwicklern aus der weltweiten Drupal-Community bilden wir erdfische uns fortlaufend weiter und sind stets auf der Höhe der Technik.
Ideal für Kommunikation und Zusammenarbeit
Seine Stärken spielt Drupal als Social Software aus, d. h. im Bereich der Kommunikation und der Zusammenarbeit – das macht es ideal zur Umsetzung skalierbarer Intranet-Lösungen für kleine bis mittelständische Unternehmen. Weiterhin bietet Drupal hervorragende Such- und Filterfunktionen, sodass benötigter Content einfach und mühelos gefunden wird.
So generiert sich von Anfang an eine hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Führungspersonal:
Das neu geschaffene Intranet wird im Unternehmen schnell zur zentralen Anlaufstelle (Hub) für Informationen, Zusammenarbeit und Austausch.
Großer Funktionsumfang und frei von Lizenzgebühren
Gegenüber proprietären Plattformen mit kostspieligen Lizenzgebühren, die sich in der Regel nach der Anzahl der Benutzer richten, sind die Kosten für die Einrichtung eines Drupal-Intranets deutlich geringer.
Durch seinen Open Source-Charakter ist man von einem einzelnen Software-Hersteller und dessen Unternehmenspolitik unabhängig. Offene Schnittstellen ermöglichen Module, mit deren Hilfe das System genau auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten werden kann, es können auch bereits bestehende Drittsysteme angebunden werden.
Dank der mächtigen Feature-Sets und des API-First-Ansatzes sind individuelle Enterprise Lösungen mit hoher Stabilität und Performance möglich. Für spezielle Einsatzzwecke wie den Aufbau eines Social Intranets stehen direkt professionelle Lösungen bereit.
Das schafft Investitionssicherheit für Sie und Vertrauen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Hohe Sicherheitsstandards
Die Drupal-Community sorgt für hohe Sicherheitsstandards, Sicherheitslücken werden schnell erkannt und geschlossen, dazu kommt eine fein granulierte Rollen- und Rechteverwaltung der Benutzer im Intranet.
„Unsere IT hat kaum Zeit für die Implementierung und Wartung.“
Kein Problem, wir können unterstützen
Wir können Ihnen sowohl Inhouse-Lösungen anbieten als auch das Hosting durch erdfisch.
Übernimmt erdfisch die Betriebs- und Wartungsverantwortung, entfällt für die interne IT der Aufwand für Einarbeitung, Installation, Wartung etc. – eine echte Entlastung hinsichtlich Energie und Arbeitszeit, schließlich ist die IT meist voll ausgelastet.
Direkte Anbindung an HR oder interne Kommunikation
Statt bei der IT, die oft wenig inhaltliche Bezüge zum Thema hat, kann das Social Intranet direkt im Verantwortungsbereich von HR und/oder der internen Kommunikation angesiedelt werden. Idealerweise von Anfang an, d. h. von der Erstellung eines Anforderungskatalogs über die Planung, die Formulierung von Meilensteinen in der Implementierung bis hin zur Vorausschau weiterer Funktionen.
Ihre Vorteile
- Das Social Intranet verändert die für Mitarbeitende wie Unternehmensleitung gewohnten Denk- und Arbeitsprozesse, die unternehmensintern sensibel und fachgerecht begleitet werden wollen.
- Das Timing beim Rollout, d. h. ab wann welche Funktionen durch das Social Intranet abgedeckt werden sollen, ist bei der Einführung essenziell. So wird niemand überfordert.
- HR und interne Kommunikation können schon in der Planung gezielt Unternehmensleitung, Mitarbeitende und Arbeitnehmervertretungen einbinden und so früh für Akzeptanz sorgen.
- Sie kennen besser als die IT die Unternehmensstruktur sowie jetzige und zukünftige Anforderungen an die Leistungsfähigkeit bestimmter Betriebsabläufe.
- Entscheidungen können zeitnah auf kurzem Weg umgesetzt werden.
„Wir stehen im harten Wettbewerb um Arbeitskräfte...“
...wie soll mir da ein Intranet von Nutzen sein?"
Häufig werben Unternehmen in Stellenanzeigen z.B. mit kostenlosem Obst oder sogar mit einem Fitnessraum.
Aber wie fit ist die interne Unternehmenskommunikation?
Dies zeigt sich vor allem, wenn neue Kolleginnen und Kollegen anheuern. Kennen diese von ihrer letzten Arbeitsstelle bereits die Vorteile eines Social Intranet, in dem zentral alle nötigen Informationen und Werkzeuge für die interne Zusammenarbeit für sie bereitgestellt wurden, möchten sie das auch in ihrem neuen Unternehmen vorfinden.
Schnelle Einarbeitung, kürzere Eingewöhnungszeit
Die Einarbeitung geht mit einem Social Intranet leichter vonstatten und die Eingewöhnungszeit verkürzt sich. Neue Mitarbeitende können sich ganz auf ihre Aufgaben fokussieren, ohne durch die aufwendige Suche nach den passenden Informationen abgelenkt zu werden.
Die Arbeit wird angepackt und erledigt. Dabei wird verhindert, dass der oder die „Neue“ durch die Ordnerstruktur auf dem Firmenserver geistern oder frustriert im Gebäude herumlaufen muss auf der Suche nach dem passenden Ansprechpartner.
Für solche neuen Mitarbeitenden ist das Social Intranet wie eine virtuelle Werkbank. Ohne sie geht es nicht.
Besseres Betriebsklima durch internen Dialog
Bestehende Mitarbeitende kritisieren häufig fehlende Einbeziehung und mangelnden Dialog. Diese sind Ursachen für ein schlechtes Betriebsklima, hohe Fluktuation und den sog. Brain drain. Beim gegenwärtigen Fachkräftemangel kann sich das kein Unternehmen auf Dauer leisten.
Reine Business Intranets mit Top down-Einbahnstraßen-Kommunikation gehören der Vergangenheit an. Ein echtes Social Intranet steht für eine Unternehmenskultur der Beteiligung und unterstützt diese durch eine Bottom-up-Struktur. Mitarbeiter werden gehört und einbezogen. Zusätzlich kann die Unternehmensleitung beispielsweise mithilfe eines Vorstandsblogs zu mehr Transparenz, Vertrauen und Loyalität beitragen. Sie kann Ziele formulieren und Erfolge des Unternehmens, einzelner Abteilungen oder Projekte präsentieren.
Fazit
Auch kleine und mittlere Unternehmen stehen heute zunehmend im nationalen wie globalen Wettbewerb. Um den produktiven Austausch unter den Mitarbeitenden zu gewährleisten und auf das Fachwissen aller zugreifen zu können, benötigt ein Unternehmen ein passendes, kontinuierlich gepflegtes Social Intranet. Es verwandelt und verfeinert firmenintern verstreute Daten in allgemein zugängliches Wissen und treibt somit Innovationen voran.
Ein gemeinsam von den Mitarbeitenden und der Firmenleitung aktiv gelebtes Social Intranet wird zur guten Seele eines Unternehmens.
Mit den technischen Vorteilen von Drupal und unserem Erfahrungsschatz planen und realisieren wir gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team eine zukunftsfähige, leistungsstarke und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Social-Intranet-Lösung.
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Sobald wir Ihre Anfrage erhalten haben, setzen wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung. Im Anschluss erhalten Sie von uns ein Angebot oder zur weiteren Klärung Ihrer Anforderungen eine kostenlose Beratung über eine Webkonferenz oder Telefon. Unser Ziel ist es, Ihre Herausforderungen und Erwartungen gut zu erfassen, damit wir die für Sie passende Lösung aufzeigen können.
Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen.
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