Social Intranet

Segel setzen ‚Äď mit skalierbaren Social Intranet-L√∂sungen f√ľr Unternehmen und Verwaltungen

Die zunehmende Digitalisierung von Produktions-, Arbeits- und Verwaltungsprozessen ver√§ndert auch die Art und Weise, welche Schwerpunkte bei zuk√ľnftigen Investitionen gesetzt werden. Wie sieht z.B. der jeweilige Return of Investment aus ‚Äď insbesondere kleine und mittelst√§ndische Betriebe haben Schwierigkeiten, dabei in eine Nutzen-/Kosten-Analyse einzusteigen.

Aus der Erfahrung l√§sst sich sagen: Echte Social Intranets bieten gegen√ľber bisherigen sog. Business Intranets (Top-down) entscheidende Vorteile. Sie sind inzwischen zu einem unverzichtbaren Standbein im Wettbewerb um Know-how und Arbeitskr√§fte geworden.

Wenn der Kollege wieder mal alle Unterlagen mitgenommen hat…
Wenn man bei jeder Besprechung eine Viertelstunde braucht, um alle auf den Stand zu bringen…
Wenn man sich leider nur den Vornamen der neuen Projektleiterin gemerkt hat…

…dann könnte ein Intranet die Lösung sein.

 

Wenn die Infos f√ľr den morgigen Betriebsausflug am Schwarzen Brett h√§ngen aber man gerade im Homeoffice ist‚Ķ
Wenn man das neue Urlaubsformular endlich auf dem Server findet und es gesperrt ist…

…dann sollte man ein Intranet ins Auge fassen.

 

Wenn die Freigabe f√ľr die Warenbestellung irgendwo auf dem Rechner des kranken Mitarbeiters liegt und niemand dar√ľber Bescheid wei√ü‚Ķ
Wenn aus Versehen das Dokument mit den aktuellen Quartalszahlen gelöscht und kein automatisches Backup erstellt wurde…
Wenn man √ľber all dem nicht mehr wei√ü, wo Steuer- und wo Backbord ist und ebenso die Kollegin an Deck den Kopf sch√ľttelt‚Ķ

Wenn wenn wenn…

Kennen Sie die Situation?

... dann: Leinen los! Es ist Zeit f√ľr ein Social Intranet

  • ‚Ķweil es Zeit und Geld spart, indem es bestehende Vorg√§nge automatisiert sowie den Informationsaustausch und die Dokumentenverwaltung erleichtert.

  • ‚Ķweil es durch Wissenstransfer und abteilungs√ľbergreifende Zusammenarbeit die Innovationskraft eines Unternehmens verdichtet.

  • ‚Ķweil es ‚Äď wird es √ľber alle Hierarchieebenen hinweg gelebt ‚Äď die Bindung ans Unternehmen st√§rkt und so Mitarbeiterfluktuation entgegenwirkt.

  • ‚Ķweil Sie basierend auf der leistungsf√§higen Open Source-Software Drupal ein flexibles und skalierbares Intranet erhalten, passend zu Ihrer Unternehmensgr√∂√üe und den dazu geh√∂rigen Anforderungen.

  • ‚Ķweil keine Lizenzgeb√ľhren anfallen, d.h. Ihre Investition voll und ganz in Planung, Ausbau und Individualisierung Ihres Social Intranets geht.

‚ÄěWas ist ein Social Intranet √ľberhaupt?‚Äú

Wären wir auf See, dann könnte man sich ein Social Intranet wie ein großes Schiff vorstellen.

Die gesamte Besatzung, vom Kapit√§n √ľber die Matrosen, vom Kadetten bis zum Smutje¬†einschlie√ülich der Passagiere, kann¬†darin virtuell einschiffen. Sie k√∂nnen zusammen Segel setzen, sich vernetzen, verabreden und kommunizieren, abteilungs- und ‚Äěhafen‚Äú√ľbergreifend. Sie k√∂nnen die Takelage, das Trimmen der Ladung, den Innenausbau oder den Maschinenraum selbst mitgestalten und immer wieder von Neuem dem Wetter und dem Seegang anpassen. Der Heimathafen bleibt dabei stets erreichbar.

Alle wissen, wo sie was ablegen und finden können und wer Zugang dazu hat.

Es gibt Mannschaftskabinen, Kammern und eine Messe, R√§ume f√ľr alle oder nur f√ľr bestimmte Projekte, jeder hat aber auch seine eigene Koje. Es findet sich immer ein Platz zum arbeiten oder um produktiv zu sein.

Wie auf einem Schul- oder Kreuzfahrtschiff gibt es sogar Seminarräume und Bibliotheken, Schreibwerkstätten und Ideenschmieden.

Kurz: Es gibt alles, was man in der modernen Schifffahrt braucht, digital im Virtual Workspace.

1

B√ľndelung und Wissenstransfer

  • Ein Social Intranet b√ľndelt die interne Kommunikation, die abteilungs√ľbergreifende Projektarbeit und den Wissenstransfer zentral an einem Ort.

  • Mit einem Social Intranet kann sich ein Unternehmen intern weiterentwickeln und Voraussetzungen schaffen f√ľr die gezielte F√∂rderung und Zusammenarbeit seiner Mitarbeiter.

  • Das Intranet l√§sst sich zentral steuern und verwalten.

 

2

Vernetzung und Zusammenarbeit

  • Die technische und soziale Vernetzung der Mitarbeiter wird verbessert.¬†So werden¬†Informationsfluss und Wissenstransfer optimiert.

  • Ein Social Intranet wirkt integrativ und vereint damit¬†dezentral arbeitende¬†Abteilungen, verteilte¬†Standorte¬†sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter¬†im Home Office und im Au√üendienst.

  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter k√∂nnen abteilungs√ľbergreifend zusammenarbeiten und sich in digitalen Arbeitsgruppen selbst organisieren.

  • Viele Abstimmungs- und Produktionsprozesse werden dadurch stark dynamisiert.

 

3

Teilhabe und Work-Life-Balance

  • √úber alle Hierarchieebenen hinweg k√∂nnen alle teilhaben und aktiv mitgestalten.

  • Mitarbeiter bringen sich ein, werden geh√∂rt. Das f√ľhrt zu mehr Zufriedenheit und Identifikation mit dem Unternehmen.

  • Sie k√∂nnen sich fortbilden und gemeinsam diskutieren, in Blogs oder Foren zu Autoren werden, Ideen formulieren, Talente f√∂rdern.

  • Ein gut gepflegtes Social Intranet ist ein Vorteil im Wettbewerb und f√ľr den Verbleib von Mitarbeitern. Es f√∂rdert die interne Unternehmenskultur sowie gemeinsame Aktivit√§ten au√üerhalb des Unternehmens und ist so Teil der Work-Life-Balance.

 

4

Effektivität und Anwendungsvielfalt

  • Unabh√§ngig von der Betriebsgr√∂√üe bietet ein Intranet viele Werkzeuge zur Beschleunigung einfacher und zur Bew√§ltigung komplexer Aufgaben.

  • Ein von den Mitarbeitern gelebtes Intranet verringert die interne Flut an E-Mails, Meetings verk√ľrzen sich oder entfallen ganz, Entscheidungen k√∂nnen schneller getroffen werden.

  • Es lassen sich zus√§tzliche Funktionalit√§ten anbinden, z.B. eine Personalverwaltung, die Zeiterfassung oder Controllingsysteme mit Rechnungsverwaltung.

  • Als sogenannter Hub f√ľr Drittsysteme erstellt das Social Intranet zielgruppen-spezifische Dashboards und steuert so die jeweils ben√∂tigte Informationsmenge.

"Unser Betrieb ist zu klein f√ľr ein Social Intranet."

"Unser Betrieb ist zu gro√ü f√ľr ein Social Intranet."

In den meisten kleinen und mittelst√§ndischen Unternehmen existieren bereits¬†Vorl√§ufer und Ans√§tze zu einem Social Intranet, h√§ufig ‚Äěanalog‚Äú und verstreut an verschiedenen Stellen: Das Schwarze Brett auf dem Weg zur Kantine, der Terminkalender an der T√ľr zum Besprechungsraum, allgemeine Dateiordner auf dem internen Server mit Formularen, Urlaubsantr√§gen und Gefahrenhinweisen, digitale Verwaltung von E-Mails und Kontakten, Listen f√ľr den Einkauf von B√ľroartikeln etc. H√§ufig benutzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter¬†auch externe Workarounds, z.B. Wikis oder Plattformen wie Doodle, um ihre Zusammenarbeit oder private Aktivit√§ten zu organisieren.

 

Schluss mit Klein-Klein

Schlagw√∂rter wie Digitale Transformation, Home Office und Remote Work, Dezentralit√§t, Digitales Ged√§chtnis, Mobile Apps, Agilit√§t, Cloud-Hosting, Prozessoptimierung, virtuelle Arbeitsgruppen, Bottom-up Kommunikation und offene Unternehmenskultur ‚Äď dies sind nur einige wenige Stichworte um die Ver√§nderungen anzudeuten, denen sich ein Unternehmen heute gegen√ľber sieht. Ein Intranet bietet hier die entscheidende M√∂glichkeit, die Fahrt aufzunehmen.

Dynamisierung interner Betriebsabläufe

Ein modernes Intranet navigiert nach den W√ľnschen und Bed√ľrfnissen von Mitarbeitenden¬†und F√ľhrungspersonal. Ist es vorausschauend aufgebaut und geplant, lassen sich neue Funktionen implementieren und weitere Unternehmensprozesse anbinden. Es w√§chst mit dem Unternehmen und dessen Anforderungen.

Unabh√§ngig von der Betriebsgr√∂√üe erleichtert und beschleunigt ein Intranet die interne Kommunikation und Kollaboration, es st√§rkt die Vernetzung im Unternehmen und sorgt f√ľr einen dynamischen, von allen getragenen Wissenstransfer.

Optimale Workflows und ein verbessertes Informationsmanagement sorgen f√ľr mehr Motivation und Produktivit√§t bei den Mitarbeitenden.

DSGVO und Datensicherheit

Nicht zuletzt machen auch die rechtlichen Vorgaben der DSGVO sowie die Abschirmung sensibler, firmeninterner Daten eine sichere und vor allem interne Lösung erforderlich.

Funktionsumfang eines Social Intranets (Auswahl):

  • Personal Dashbord

  • Team Kalender

  • Wikis

  • Blogs

  • Offene, geschlossene und private Arbeits- / Projektgruppen

  • Foren (Message Board)

  • Document Library und Backup-Verwaltung

  • E-Mail / SMS

  • Instant Messaging (Chat)

  • Kontakte/Adressbuch

  • Activity Tracking

  • Announcements und Alerts

  • Nutzerverwaltung

  • granulare Rollen- und Rechteverwaltung

  • Anbindung von Dritt-Systemen (HR Software, LDAP, Business Prozess Software,...)

  • Mobil nutzbar mit Smartphone und Tablet

‚ÄěWarum Open Source, warum Drupal?‚Äú

¬†‚ÄěWas ist Social Software und Social Collaboration?‚Äú

Open Source Software ist zukunftssicher

Mit Drupal erhalten Sie eines der meist genutzten Open-Source Content-Management-Systeme (CMS), mit dem Sie Ihr Intranet zukunftssicher, anschlussfähig und effizient gestalten.

Seit 2001 ist Drupal als Open Source-Software allgemein verf√ľgbar, es wird seitdem fortw√§hrend durch eine internationale Entwicklergemeinschaft weiterentwickelt und erweitert. Im Austausch mit Entwicklern aus der weltweiten Drupal-Community bilden wir erdfische uns fortlaufend weiter und sind stets auf der H√∂he der Technik.

Ideal f√ľr Kommunikation und Zusammenarbeit

Seine St√§rken spielt Drupal als Social Software aus, d.h. im Bereich der Kommunikation und der Zusammenarbeit ‚Äď das macht es ideal zur Umsetzung skalierbarer Intranet-L√∂sungen f√ľr kleine bis mittelst√§ndische Unternehmen. Dar√ľber hinaus bietet Drupal hervorragende Such- und Filterfunktionen, sodass ben√∂tigter Content einfach und m√ľhelos gefunden wird.
So generiert sich von Anfang an eine hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden¬†und F√ľhrungspersonal: Das neu geschaffene Intranet wird im Unternehmen schnell zur zentralen Anlaufstelle (Hub) f√ľr Informationen, Zusammenarbeit und Austausch.

Gro√üer Funktionsumfang und frei von Lizenzgeb√ľhren

Gegen√ľber propriet√§ren Plattformen mit kostspieligen Lizenzgeb√ľhren, die sich in der Regel nach der Anzahl der Benutzer richten, sind die Kosten f√ľr die Einrichtung eines Drupal-Intranets deutlich geringer.

Durch seinen Open Source-Charakter ist man von einem einzelnen Software-Hersteller und dessen Unternehmenspolitik unabhängig. Offene Schnittstellen ermöglichen Module, mit deren Hilfe das System genau auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten werden kann, es können auch bereits bestehende Drittsysteme angebunden werden.
Dank der m√§chtigen Feature-Sets und des API-First-Ansatzes sind individuelle Enterprise L√∂sungen mit hoher Stabilit√§t und Performance m√∂glich. F√ľr spezielle Einsatzzwecke wie den Aufbau eines Social Intranets stehen direkt professionelle L√∂sungen bereit.

Das schafft Investitionssicherheit f√ľr Sie und Vertrauen f√ľr Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Hohe Sicherheitsstandards

Die Drupal-Community sorgt f√ľr hohe Sicherheitsstandards, Sicherheitsl√ľcken werden schnell erkannt und geschlossen, dazu kommt eine fein granulierte Rollen- und Rechteverwaltung der Benutzer im Intranet.

‚ÄěUnsere IT hat kaum Zeit f√ľr die Implementierung und Wartung.‚Äú

Wir können Ihnen sowohl Inhouse-Lösungen anbieten als auch das Hosting durch erdfisch.

√úbernimmt erdfisch die Betriebs- und Wartungsverantwortung, entf√§llt f√ľr die interne IT der Aufwand f√ľr Einarbeitung, Installation, Wartung etc. ‚Äď eine echte Entlastung hinsichtlich Energie und Arbeitszeit, schlie√ülich ist die IT meist voll ausgelastet.

Direkte Anbindung an HR oder interne Kommunikation

Statt bei der IT, die oft wenig inhaltliche Bez√ľge zum Thema hat, kann das Social Intranet direkt im Verantwortungsbereich von HR und/oder der internen Kommunikation angesiedelt werden ‚Äď und zwar von Anfang an, d.h. von der Erstellung eines Anforderungskatalogs √ľber die Planung, die Formulierung von Meilensteinen in der Implementierung bis hin zur Vorausschau weiterer Funktionen.

 
 

Vorteile:

  • Das Social Intranet ver√§ndert die f√ľr Mitarbeitende wie Unternehmensleitung gewohnten Denk- und Arbeitsprozesse, die unternehmensintern sensibel und fachgerecht begleitet werden wollen.

  • Das Timing beim Rollout, d.h. ab wann welche Funktionen durch das Social Intranet abgedeckt werden sollen, ist bei der Einf√ľhrung sehr wichtig. So wird niemand √ľberfordert.

  • HR und interne Kommunikation k√∂nnen schon in der Planung gezielt Unternehmensleitung, Mitarbeitende und Arbeitnehmervertretungen einbinden und so fr√ľh f√ľr Akzeptanz sorgen.

  • Sie kennen besser als die IT die Unternehmensstruktur sowie jetzige und zuk√ľnftige Anforderungen an die Leistungsf√§higkeit bestimmter Betriebsabl√§ufe.

  • Entscheidungen k√∂nnen zeitnah auf kurzem Weg umgesetzt werden.

‚ÄěWir stehen im harten Wettbewerb um Arbeitskr√§fte, wie soll mir da ein Intranet von Nutzen sein?‚Äú

Was neue Mitarbeiter erwarten

Häufig werben Unternehmen in Stellenanzeigen z.B. mit kostenlosem Obst oder sogar mit einem Fitnessraum.

Aber wie fit ist die interne Unternehmenskommunikation?

Dies zeigt sich vor allem, wenn neue Kolleginnen und Kollegen¬†anheuern. Kennen diese von ihrer letzten Arbeitsstelle bereits die Vorteile eines Social Intranet, in dem zentral alle n√∂tigen Informationen und Werkzeuge f√ľr die interne Zusammenarbeit f√ľr sie bereit gestellt wurden, m√∂chten sie das auch in ihrem neuen Unternehmen vorfinden.

 

Schnelle Einarbeitung, k√ľrzere Eingew√∂hnungszeit

Die Einarbeitung geht mit einem Social Intranet¬†leichter vonstatten und die Eingew√∂hnungszeit verk√ľrzt sich. Neue Mitarbeitende¬†k√∂nnen sich ganz auf ihre Aufgaben fokussieren, ohne durch die aufwendige Suche nach den passenden Informationen abgelenkt zu werden. Die Arbeit wird angepackt und erledigt. Dabei wird verhindert,¬†dass der oder die ‚ÄěNeue‚Äú durch die Ordnerstruktur auf dem Firmenserver geistern oder frustriert im Geb√§ude herumlaufen muss auf der Suche nach dem passenden Ansprechpartner.

F√ľr solche neuen Mitarbeitenden¬†ist das Social Intranet wie eine virtuelle Werkbank. Ohne sie geht es nicht.

Besseres Betriebsklima durch internen Dialog

Bestehende Mitarbeitende kritisieren h√§ufig fehlende Einbeziehung und mangelnden Dialog. Diese sind Ursachen f√ľr ein schlechtes Betriebsklima, hohe Fluktuation und den sog. Brain drain. Beim gegenw√§rtigen Fachkr√§ftemangel kann sich das kein Unternehmen auf Dauer leisten.

Reine Business Intranets mit Top down-Einbahnstra√üen-Kommunikation geh√∂ren der Vergangenheit an. Ein echtes Social Intranet steht f√ľr eine Unternehmenskultur der Beteiligung und unterst√ľtzt diese durch eine Bottom-up-Struktur. Mitarbeiter werden geh√∂rt und einbezogen. Zus√§tzlich kann die Unternehmensleitung beispielsweise mithilfe eines Vorstandsblogs zu mehr Transparenz, Vertrauen und Loyalit√§t beitragen. Sie kann Ziele formulieren und Erfolge des Unternehmens, einzelner Abteilungen oder Projekte pr√§sentieren.

Fazit

Auch kleine und mittlere Unternehmen stehen heute zunehmend im nationalen wie globalen Wettbewerb. Um den produktiven Austausch unter den Mitarbeitenden zu gewährleisten und auf das Fachwissen aller zugreifen zu können, benötigt ein Unternehmen ein passendes, kontinuierlich gepflegtes Social Intranet. Es verwandelt und verfeinert firmenintern verstreute Daten in allgemein zugängliches Wissen und treibt somit Innovationen voran.

Ein gemeinsam von den Mitarbeitenden und der Firmenleitung aktiv gelebtes Social Intranet wird zur guten Seele eines Unternehmens.

Mit den technischen Vorteilen von Drupal und unserem Erfahrungsschatz planen und realisieren wir gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team¬†eine zukunftsf√§hige, leistungsstarke und auf Ihre Bed√ľrfnisse zugeschnittene Social Intranet-L√∂sung.

Wir unterst√ľtzen Sie bei Ihrem Projekt

Sprechen Sie uns unverbindlich und kostenfrei an

Sobald wir Ihre Anfrage erhalten haben, setzen wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung. Im Anschluss erhalten Sie von uns ein Angebot oder zur weiteren Kl√§rung Ihrer Anforderungen eine kostenlose Beratung √ľber eine Webkonferenz oder Telefon. Unser Ziel ist es, Ihre Herausforderungen und Erwartungen gut zu erfassen, damit wir die f√ľr Sie passende L√∂sung aufzeigen k√∂nnen.

Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen.

 
 

 

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