One-on-One-Meetings: Schlüssel zu besserer Kommunikation und Führung im Unternehmen

Die Arbeitswelt ist heute so vielfältig und dynamisch wie nie zuvor. Immer mehr Unternehmen setzen auch nach der Pandemie weiter auf Remote-Arbeit und dezentrale Teams.

Während dies viele Vorteile mit sich bringt - beispielseise Flexibilität und eine größere Auswahl an Talenten - gibt es auch einige Herausforderungen zu bewältigen. Eine davon ist die effektive Kommunikation und Führung von Mitarbeitenden, die sich an verschiedenen Standorten befinden.

Früher hatten wir jährliche Mitarbeiter:innengespräche. In diesen haben wir zurück und nach vorn geblickt. Dabei haben wir Ergebnisse, Möglichkeiten und Verbesserungspotenziale betrachtet. Oft wurden Ereignisse angesprochen, die schon relativ lange zurücklagen. Insgesamt war die Gesprächsatmosphäre eher angespannt und wir haben zunehmend den Eindruck gewonnen, dass diese ‚klassischen‘ jährlichen Gespräche für uns nicht das Richtige sind. Nur fehlte uns damals noch die passende Alternative.

Die Erkenntnis, aktiv etwas zu verändern, kam, als ein ehemaliger Mitarbeiter auf mich zukam und ein Gespräch wollte. Ich spürte sofort, dass etwas "im Busch" war. Der Mitarbeiter hat dann auch gekündigt.
Es gab nicht den einen Grund. Es waren viele Kleinigkeiten, die sich in Summe zu einer immer größeren Unzufriedenheit aufgetürmt hatten und zu seinem Entschluss geführt haben. Zum Reagieren war es allerdings zu spät. Der Entschluss des Mitarbeiters war gefasst und die neue Stelle auch schon gefunden.
Auch wenn der Verlust damals sehr schmerzlich war, hat es am Ende sein Gutes gehabt. Ich dachte immer, dass jedem Team-Mitglied bewusst ist, dass sie oder er mit all den kleinen Dingen, die vielleicht gerade stören, jederzeit zu uns - und insbesondere mir - kommen kann. Nur wurde das nicht gemacht. Aus vielen Gründen.

Wie konnte ich das Thema angehen? Den notwendigen Impuls habe ich wenige Zeit später erhalten, als ob er auf mich gewartet hätte. Der Podcast von Olaf Kapinski brachte mich auf das Konzept der One-on-One Meetings, und ich habe begonnen, mich damit auseinander zusetzen.

Was sind One-on-One Meetings

Sie sind persönliche Treffen, die eine Führungskraft regelmäßig mit einem Team-Mitglied einplant. In diesen Gesprächen geht es darum, aktiv über die Arbeit, Fortschritte, Ziele und mögliche Herausforderungen zu sprechen. Beide Seiten tauschen Feedback aus und bauen eine engere Beziehung auf.
Vertrauen spielt hierbei eine sehr wesentliche Rolle.

Diese Gespräche finden alle zwei oder drei Wochen regelmäßig statt und gehen rund 30 Minuten. Wobei die Struktur des Gesprächs sich dreiteilt. Zuerst spricht 10 Minuten die mitarbeitende Person. Dann 10 Minuten die Führungskraft und die letzten 10 Minuten teilen sich beide.

Die Bedeutung von One-on-One Meetings

In unserem vollen Arbeitsalltag bleibt wenig Zeit und Ruhe, um sich spontan auszutauschen. Erst recht, wenn es vertrauensvoll sein soll. Wir sorgen bewusst dafür, dass es Zeit für vielerlei Austausch gibt – für den wichtigen Austausch zwischen den Team-Mitgliedern und mir haben die Einzelgespräche jedoch eine zentrale Bedeutung.

Für Mitarbeitende

Das Team-Mitglied hat einen festen Termin mit mir und damit regelmäßig die Möglichkeit, über die Dinge zu sprechen, die sie oder ihn als Person beschäftigen und die damit zum Teil auch Einfluss auf die Arbeit und das Miteinander im Team haben.
Die Verbindlichkeit, die damit einhergeht, bringt eine gewisse Sicherheit mit sich. Das Wissen ist da, dass spätestens in zwei Wochen wieder der Raum da ist, teils auch heiklere Themen in Ruhe ansprechen zu können.

Für Führungskräfte

One-on-One-Meetings erlauben mir als Führungskraft, einen Einblick in die Arbeitsweise, Herausforderungen und Bedürfnisse unserer Mitarbeitenden zu erhalten. Zudem ermöglichen mir die Gespräche, eine tiefere Verbindung und Vertrauen aufzubauen.

Das Remote-Umfeld bringt besondere Herausforderungen mit sich, gerade für uns Führungskräfte. So ist es in der Remote-Arbeitsumgebung oft schwieriger, den Überblick über die Leistung und Bedürfnisse jedes einzelnen Team-Mitglieds zu behalten.

Die Einzelgespräche können jedoch dazu beitragen, dass sich die Mitarbeitenden geschätzt fühlen und ihre Arbeit besser verstanden wird.

Ebenso ermöglichen die Gespräche uns Führungskräften, einen besseren Einblick in die Stärken und Schwächen unserer Mitarbeitenden zu bekommen.

Für Unternehmen

Gerade bei Remote-First-Unternehmen kann die Distanz eine Barriere für die Kommunikation sein. One-on-One Meetings helfen uns dabei, diese Lücke zu schließen und stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden sich gesehen und gehört fühlen.
Das Aufstauen von Kleinigkeiten, die sich vielleicht eines Tages mit einem Schlag entladen würden, kann so weitestgehend vermieden werden.
Die regelmäßigen Feedbacks in beide Richtungen helfen den beteiligten Personen, wie auch dem Unternehmen als Ganzes, sich besser zu entwickeln.

Vorteile von One-on-One Meetings

Was bringen die Einzelgespräche für Vorteile für die mitarbeitende Person, das Unternehmen und die Führungskraft?

• Die regelmäßigen und zeitnahen Gespräche zur Leistung des Team-Mitglieds bieten Klarheit hinsichtlich der Erwartungen (in beide Richtungen) und stellen einen wesentlich besseren Ersatz für die verkrampften jährlichen Mitarbeitendengespräche dar.
• Die zwischenmenschlichen Fähigkeiten verbessern sich. Auch wenn Persönlichkeiten aneinandergeraten, kann das Problem unter vier Augen gelöst werden, bevor es zu größeren Verwerfungen kommt.
• Offene Gespräche und klare Kommunikation zwischen den Team-Mitgliedern und mir werden gefördert.
• Durch die regelmäßigen 1:1s verbessern die Mitarbeiter:innen wie auch ich die Fähigkeit zuzuhören, zu kommunizieren und offen für andere zu sein.

• Die persönlichen und individuellen Gespräche bauen Vertrauen auf und stärken die Verbindung. Damit wird die Grundlage für offene Gespräche gelegt und sensiblere sowie zum Teil auch privatere Themen bekommen die Basis, um angesprochen zu werden.
• Regelmäßige 1:1 Gespräche ermöglichen es auch schüchternen Arbeitnehmer:innen, ihre Wünsche, Sorgen und Ideen in einer sicheren Umgebung zu teilen.
• Durch den Einblick auf die persönlichen Herausforderungen ergeben sich Möglichkeiten, die spezifischen Bedürfnisse und Ziele jedes Team-Mitglieds zu identifizieren und zu fördern.
• Die Mitarbeiter:innen werden durch die regelmäßig geführten Gespräche ermutigt, ihre Bedürfnisse zu äußern. Weiterhin werden die Voraussetzungen für ein gutes Arbeiten und entsprechende Ergebnisse geschaffen.
• Direktes Feedback ermöglicht schnelle Anpassungen und fördert das persönliche und berufliche Wachstum. Individuelle Entwicklungspläne und -ziele können so erarbeitet werden.
  Da das Feedback keine Einbahnstraße ist und auch ich als Führungskraft wie auch erdfisch als Unternehmen Rückmeldungen erhalten, sind hier viele Möglichkeiten für Weiterentwicklung gegeben.
• Wenn alle Mitarbeitenden die Erwartungen kennen, läuft es viel runder im Unternehmen. Die Klarheit räumt störende Elemente aus dem Weg.

My manager stopped me in my tracks and said "I'm not worried about that...I know the work will get done, that's why I hired you. I want to know how YOU are doing."

I REALLY appreciated that! He wasn't doing small talk like I'm used to. The .... "how are you?" "how was your weekend"...he actually cared!
Calicia Johnson

• Durch regelmäßigen persönlichen Austausch können Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden.
  Gerade im Remote-First-Setting ist der Austausch zwischen den Mitarbeitenden und mir nicht automatisch gegeben. Da ich nicht operativ in den Teams bin, gibt es so noch weniger Berührungspunkte zwischen uns. Wir begegnen uns weder in Projekt-Besprechungen noch auf dem Gang oder an der Kaffeemaschine.
  Das regelmäßige One-on-One Gespräch ist daher ein wiederkehrender Termin, in dem dieser Austausch zuverlässig stattfinden kann.
• In den One-on-One Meetings werden die Mitarbeitenden ermutigt, ihre Herausforderungen zu teilen. So können Probleme frühzeitig aufgedeckt und viel schneller gelöst werden. Lösungsorientierte 1-zu-1 Gespräche regen tiefgründiges kreatives Denken an und führen zu mehr Ehrlichkeit und Transparenz im Team.
• Durch die regelmäßigen Gespräche und das Interesse an der Person, deren Herausforderungen, Feedback und Sichtweisen verstärkt sich die Bindung zwischen einander und zwischen ihr und dem Unternehmen. Das sagt auch eine Studie von Hypercontext.

Häufige Herausforderungen und wie man sie löst

Auch in Unternehmen, in denen 1-zu-1-Meetings eine gängige Praxis sind, können diese Gespräche, trotz ihres Potenzials, auch auf einige Herausforderungen bieten.

Persönliche Verbindung

Im direkten persönlichen Gespräch nimmt man viel mehr Informationen auf als nur das gesprochene Wort. Mimik, Gestik und Körperhaltung machen einen nicht zu unterschätzenden Teil der Kommunikation aus.

In einem Remote-Setting fehlen einige der nonverbalen Kommunikationselemente. Daher ist es schwieriger, eine persönliche Verbindung aufzubauen. Hier hilft ein Gespräch per Video.

Technologische Barrieren

Nichts ist lästiger, als wenn die Technik nicht mitmacht. Erst recht, da ein One-on-One hart zeitlich begrenzt ist. Wenn dann noch lange nach Alternativen gesucht werden muss, nur weil die Technik mal streikt, ist das mehr als ärgerlich.

Zeitmanagement

Bei all unseren Terminen regelmäßige Zeiten zu finden, zu blocken und zu verteidigen, ist nicht immer leicht.

Bei einer Teamgröße von zehn Personen haben Sie als Führungskraft ein Zeitinvestment von wenigstens 300 Minuten in zwei Wochen. Verteilen Sie die Gespräche gut über diese zwei Wochen, sind das immer noch ca. 2,5 Stunden wöchentlich.

Nehmen Sie sich die Zeit und finden Sie zusammen mit Ihren Team-Mitgliedern den jeweils passenden Termin. Blocken Sie diesen als fortlaufenden Termin. Die ersten paar Wochen kann das noch schwierig sein. Je weiter in der Zukunft der Termin fest geplant ist, desto einfacher wird es.

Das Investment in Ihre Mitarbeitenden wird sich auszahlen. Eher kurz- als mittelfristig!

Abdriften in die Belanglosigkeit

Statt sich an die Agenda zu halten und konkret die wichtigen Dinge anzusprechen, kann es passieren, dass ein oder beide Gesprächspartner abdriften und nur ein Small Talk stattfindet.

Das mag vereinzelt gerade auch passen und genau das sein, was gerade benötigt wird. Es soll jedoch die Ausnahme sein!

Mangelnde oder unklare Kommunikation

Ein weiteres Problem bei One-on-One Meetings ist die mangelnde Kommunikation. Es kann vorkommen, dass sowohl ich als Führungskraft als auch die mitarbeitende Person Schwierigkeiten haben, ihre Gedanken und Anliegen klar auszudrücken.

Dies kann zu Missverständnissen und Unzufriedenheit führen.

Um dieses Problem anzugehen, ist es wichtig, dass beide Seiten lernen, effektiv zu kommunizieren. Dazu gehört zum Beispiel, aktiv in den Dialog zu gehen und Fragen zu stellen: gehen Sie sicher, dass Sie das Anliegen der anderen Person vollständig verstehen.

Mir ist es schon passiert, dass Missverständnisse aufgetreten sind. Dann war es wichtig, dies offen zu kommunizieren und diese zuerst auszuräumen. Auch sollte umgehend gemeinsam geschaut werden, wie es zu dem Missverständnis kam, damit dies zukünftig vermieden werden kann.

Ich von meiner Seite kann sagen, dass diese Ereignisse meine Kommunikationsfähigkeiten weiter geschult haben.

Mangelnde Vorbereitung

Ein Problem, das häufig auftreten kann, ist die mangelnde Vorbereitung. Die Einzelgespräche sind ineffektiv, wenn ich oder auch das Team-Mitglied unvorbereitet sind.

Die Lösung hierfür ist ganz einfach: nehmen Sie sich vor dem Gespräch Zeit zur Vorbereitung. Denken Sie über die Themen nach, die Sie besprechen möchten, erstellen Sie Notizen und werfen Sie auch einen Blick in die Notizen vom vorherigen One-on-One.

Dies ermöglicht es Ihnen, das Gespräch strukturiert zu führen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.

Ihre Gesprächspartnerin oder Gesprächspartner soll dies ebenfalls tun. So wird das Einzelgespräch zu dem mächtigen Werkzeug, das es bei optimaler Durchführung sein kann.

Der zusätzliche Vorbereitungsaufwand zahlt sich direkt aus, da ein gut vorbereitetes One-on-One effizienter ist und dessen Mehrwert gesteigert werden kann.

Fehlende Nachbereitung

Nicht nur die Vorbereitung ist wichtig. Auch die Nachbereitung ist wirklich relevant. Welche Erkenntnisse haben Sie aus dem Gespräch gewonnen? Welches neue Detail ist bemerkenswert? Dies kann etwa eine kurze Erwähnung eines neuen Hobbys sein. Ein guter Punkt für die Suche nach dem passenden Geschenk zum nächsten Jahrestag der Zugehörigkeit.

Gibt es Aufgaben, die sich für die Führungskraft oder das Team-Mitglied aus dem One-on-One ergeben? Solche dürfen in die Vorbereitung des nächsten Termins eingehen.

Bekommen Sie Informationen, die andere Bereiche oder Personen betreffen? In diesem Fall können hier Themen für andere Gespräche entstehen.

Bitte achten Sie hierbei jedoch unbedingt auf das Vertrauen, welches Ihnen ihr:e Mitarbeiter:in entgegenbringt! Missbrauchen Sie dieses unter keinen Umständen! Ich äußere meine Gedanken offen und frage, wie ich das Problem angehen darf. Meistens erkennt die Person direkt die Problematik und bringt sich in die Lösungsfindung ein.

Projekt-Status-Meeting und fachliche Fragen

Wenn ein One-on-One eines nicht ist, dann ist es ein Projekt-Status-Meeting. So etwas hat hier keinen Platz. Dafür ist die Zeit zu schade und nicht vorgesehen. Diese Meetings haben ihre Berechtigungen, jedoch in einem anderen Kreis und zu einem anderen Termin.

Ebenso wenig ist es der richtige Platz für fachliche Fragen. Es ist gut, wenn die Mitarbeiter:innen wissen, dass ihnen handwerklich noch etwas fehlt oder sie Unterstützung benötigen. Aber auch dies lässt sich zu einem anderen Termin adressieren oder lösen.

Manchmal sind die Grenzen jedoch unklar. Wenn die Person ein Problem in oder mit einem Projekt hat, dann kann sich das zuerst wie ein Projekt-Status-Meeting anhören oder anfühlen. Hier ist es wichtig, sensibel zu sein und vielleicht kurz auf die eigene Wahrnehmung hinzuweisen. Wenn dann klar ist, dass diese Informationen nur dazu dienen, das Thema zu vermitteln, ist es in Ordnung.

Die Einführung von One-on-One Meetings (6-Schritte-Plan)

Falls ich Sie von dem Nutzen der Einzelgespräche überzeugen konnte, freut es mich. Damit Ihnen die Einführung gut gelingt, habe ich hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt.

1. Einführung kommunizieren
   Wenn Sie das One-on-One Format einführen, erläutern Sie Ihren Mitarbeitenden, warum Sie das machen, wie die Gespräche ablaufen werden, was die gegenseitigen Erwartungen sein dürfen und welche Vorteile, insbesondere auch für Ihre Mitarbeitenden, diese mit sich bringen.
2. Termine planen
   Suchen Sie gute Terminfenster für die Einzelgespräche heraus. Montag früh ist aus der Erfahrung nicht ganz optimal. Auch direkt vor dem Wochenende ist kein empfehlenswerter Zeitpunkt.
   Tragen Sie den Termin direkt als wiederkehrenden Termin ein – ohne Enddatum. Das signalisiert auch, dass Sie es ernst meinen und es sich nicht um eine Eintagsfliege handelt.
3. Grundsätzliche Vorbereitung
   Nehmen Sie sich die Zeit und sammeln Sie die Themen, die es bei Ihnen im Team, im Unternehmen und bei und mit den einzelnen Personen gibt. Was wollen Sie kommunizieren, erfragen, entwickeln etc.?
4. Vorbereitung des One-on-One
   Für die individuelle Durchführung ist es wichtig, dass Sie sich mit der Person auseinandersetzen. Wie ist die bisherige Beziehung? Ist die Person vielleicht neu im Team oder im Unternehmen? Wie ist das Vertrauensverhältnis? Welche Fragen wollen Sie stellen? Was wollen Sie mit der Person teilen?
   Gab es vorher schon Einzelgespräche? Dann ist es wichtig, in die Notizen zu schauen. Es gibt manche Themen, auf die darf noch einmal eingegangen werden. Haben eingeführte Veränderungen etwas bewirkt? Bedarf es noch Unterstützung? Sind die Aufgaben vom letzten One-on-One erledigt?
5. Durchführung
   Seien Sie präsent. Lassen Sie Ihrer/m Mitarbeiter:in die Redezeit – ‘kapern’ Sie nicht die Zeit. Sie haben Ihren Part. Nur Geduld.
   Lassen Sie sich nicht von anderen Dingen ablenken. Das Mail-Programm oder den Firmen-Chat für die Zeit des Termins zu schließen ist dabei sehr empfehlenswert.
   Machen Sie sich Notizen und halten Sie Aufgaben und Absprachen fest.
6. Nachbereitung
   Wenn es Ihnen wie mir geht, dürfen Sie im Nachgang Ihre Notizen noch kurz überarbeiten und so aufbereiten, dass Sie sie in einer Woche auch noch verstehen.
   Gibt es Aufgaben, tragen Sie dafür Sorge, dass diese auch angegangen werden.

Tipps für die Einzelgespräche

Folgende Tipps kann ich Ihnen für Ihre One-on-One Gespräche mitgeben:

• Eröffnen Sie die Gespräche immer der gleichen offenen Frage. Dies hat Vorteile. Abgesehen davon, dass es keine Kreativität erfordert, wird schnell der Rahmen gesetzt “Ah, jetzt ist wieder One-on-One Zeit” und der/die Gesprächspartner:in findet schnell rein.
  Gerade bei den sich stetig wiederholenden Terminen bietet sich hier die Chance, Veränderungen wahrzunehmen.
  Wenn die Person auf den immer gleichen Einstiegssatz munter, locker und lässig beginnt zu erzählen, dürfen Sie stutzig werden, wenn dieser Elan von Mal zu Mal nachlässt. Da scheint etwas vorzuliegen und es ist dann an Ihnen, hier sensibel nachzuhaken und dem auf den Grund zu gehen.
• Seien Sie offen und dankbar für alles, was kommt.
• Geben Sie sich und Ihrem Team-Mitglied Zeit.
  Wenn 1-zu-1 Gespräche eingeführt werden, dann braucht es seine Zeit, bis sich alle wohlfühlen. Halten Sie durch. Es lohnt sich!
• Lassen Sie Ihrer oder Ihrem Mitarbeiter:in ihren Redeanteil! Nehmen Sie erst alles auf und nutzen Sie dann Ihren Gesprächspart, um darauf einzugehen und Ihre Wahrnehmung zu teilen. In der gemeinsamen Redezeit können Sie dann zusammen das Thema angehen.
• Bleiben Sie lösungsorientiert.
• Vermeiden Sie Rechtfertigungen oder gar Schuldzuweisungen. Ich weiß, dass es fast schon ein Reflex ist, sich zu rechtfertigen, wenn mal ‘Gegenwind’ kommt. Denken Sie jedoch immer daran: Sie haben hier eine mitarbeitende Person, die Ihnen offen und ehrlich eine Rückmeldung gibt. Es ist deren Sichtweise auf etwas. Die dürfen Sie erst einmal hinnehmen und in Ihrer eigenen Redezeit dann darauf Bezug nehmen und Ihre Sichtweise teilen.
• Machen Sie sich Notizen, auch über persönliche Aspekte und nehmen Sie dazu später wieder Bezug. Erwähnt ein:e Mitarbeiter:in, dass sie/er am Wochenende wegfährt, fragen Sie beim nächsten 1-zu-1-Gespräch danach. Wie es war, wie es ihr oder ihm dort gefallen hat. Seien Sie interessiert. Wichtig ist es jedoch, dass Sie ehrlich interessiert sind.

Gute Fragen für die Einzelgespräche

Die One-on-One-Meetings sind keine Selbstläufer. Sie bedürfen einer gewissen Steuerung und wir Führungskräfte können durch Fragen hervorragend steuern.

Ein paar meiner Fragen teile ich hier gerne mit Ihnen:

• Hast du alles, damit du gut arbeiten kannst? / Brauchst du etwas, um besser arbeiten zu können?
  Das frage ich gerne häufiger. Gerade in unserem Remote-Umfeld kommt es immer wieder vor, dass doch die ein oder andere Kleinigkeit den Arbeitsalltag verbessern könnte. Durch aufmerksames Zuhören kann ich auch gezielt nach speziellen Dingen fragen, wie nach einer ergonomischen Maus oder einem Ventilator.
• Wobei kann ich dich aktuell unterstützen?
  Meistens geht es dann um Fragen der persönlichen Weiterentwicklung. Von Zeitmanagement über fachliche Förderung bis zu persönlichen Themen.
• Wenn du nur eine Sache an erdfisch ändern könntest, was wäre das und warum?
  Ziel ist es natürlich, dass wir uns als Unternehmen auch stetig verbessern können.
• Wie zufrieden bist du mit deinen Aufgaben?
  Haben wir die Fähigkeiten richtig erkannt und setzen die Person entsprechend ihrer Interessen und Fähigkeiten ein?
• Was hast du die letzten 14 Tage Neues gelernt?
  Hier möchte ich die Achtsamkeit schaffen, zu erkennen, dass wir permanent lernen und uns entwickeln. Sollte hier mehrfach nichts kommen, ist das ein guter Ansatzpunkt, um mal hineinzuhorchen, woran das liegt.
• Wie fühlst du dich an deinen Arbeitstagen? / Wie fühlt sich das Arbeiten gerade an?
  Es gibt gute Tage und gute Aufgaben – und umgekehrt. Auch wenn wir Wert darauf legen, dass die Arbeit grundsätzlich Spaß und Freude macht, gibt es Zeiten und Aufgaben, die nicht so erquickend sind. Hier habe ich die Gelegenheit mehr über die Person, ihre Ansprüche, Erwartungen und Herausforderungen zu erfahren.
• An welchen Fähigkeiten würdest du gern weiter arbeiten oder sie neu entwickeln?
  Manche Person kam mit speziellen Fähigkeiten und Erfahrungen zu uns. Sie hat dann jedoch andere Bereiche und Aufgaben kennengelernt und hat sich dann über die Zeit zu einer:m Expert:in in dem neuen Bereich entwickelt, der ihr vorher unbekannt war.
• Was läuft gerade gut / schlecht bei dir?
  Mit der Frage eröffne ich den Raum für die Dinge, die das Team-Mitglied gerade beschäftigen.
  Oft höre ich dann Antworten wie “Eigentlich alles gut” oder “Nö, soweit alles fein”. Beides für mich Indikatoren, um nachzuhaken: “Und ‘uneigentlich’?”.
  Dann kommen oft Kleinigkeiten. Jedoch sind es genau die, die interessant sind. Einige von diesen können zu großen Themen werden und viele kleine Steinchen im Schuh schmerzen auch irgendwann stark.

• Welches Feedback möchtest du mir geben? Darf ich etwas in der Zusammenarbeit mit dir ändern? Darf ich etwas in meiner Art der Führung anpassen?
  Eine Frage, die mir auch nicht immer leicht fällt, mich jedoch jedes Mal wirklich voranbringt und meine eigene Entwicklung unterstützt.
• Was gefällt dir am besten an der Arbeit bei uns?
  Manchmal ist es überraschend, welche Dinge positiv wahrgenommen werden, die in meinen Augen eine absolute Selbstverständlichkeit darstellen.
• Was gefällt dir an deiner speziellen Aufgabe am besten?
  Hierbei stelle ich den Kontext zu einem Projekt oder Ähnlichem her.
• Was blockiert dich gerade? / Was hindert dich daran, dein Bestes zu geben?
  Manchmal sind es nur Kleinigkeiten. Vereinzelt sind es auch dicke Brocken. Sei es aus dem Umfeld des Unternehmens, dem Kreis der Kolleg:innen oder auch etwas Familiäres oder Persönliches. Wie kann ich dabei unterstützen?
• Wie produktiv bist du gerade?
  Auch wenn diese Frage ähnlich verstanden werden kann, wie die vorherige, gibt es einen Unterschied. Vielleicht kann die mitarbeitende Person ihr Bestes geben, hat jedoch dennoch nicht das Gefühl produktiv zu sein, weil sie zum Beispiel an den falschen Projekten oder Aufgaben sitzt. Oft eine sehr erhellende Frage.
• Wie findest/stehst du zu [Thema/Punkt]?
  Hier lässt sich gut eine Rückmeldung einholen zu Veränderungen, die gerade eingeführt werden.
• Was tun wir nicht, obwohl wir es tun sollten?
  Ich bin erstaunt, welche neue Perspektiven ich auf das erhalte, was wir tun. Nicht nur, dass ich neue Impulse bekomme, sondern auch wie das, was wir tun, auf- und wahrgenommen wird.

Fragen für neue Team-Mitglieder

Gerade wenn neue Mitarbeitende an Bord kommen, dann bieten die One-on-One Gespräche sehr viel Potenzial um die erste Zeit. Lernen Sie die Person schnell gut kennen, die Erwartungen, aber auch die Sorgen und Ängste. Ja, auch wenn wir in einem Arbeitnehmermarkt sind, haben die neuen Mitarbeitenden ihre Sorgen und Ängste. Gehen Sie darauf ein.

Gute Fragen hier sind dann:

• Erzähle mir von dir – was hat dich an dieser Stelle gereizt?
  Die Frage kommt oft auch in den Einstellungsgesprächen. Jetzt ist die Situation eine andere. Kaum zu glauben, wenn die Person die Stelle nun bekommen hat, verändern sich die Antworten.
• Was sind deine Ziele – beruflich und persönlich?
  Das gibt die Basis für sehr vieles. Es kann Aufschlüsse für einen Plan zur Entwicklung der Person geben. Ein Verständnis für Dinge, die da kommen mögen, die einen persönlichen Hintergrund haben. Wie den Wunsch, 6 Monate mit einem Camper durch Asien zu reisen.
• Was gibt dir Energie und was raubt sie?
  Eine sehr mächtige Frage, wie ich finde. Oft darf ich sie mehrfach stellen, bis sich die Achtsamkeit eingestellt hat, damit, sie gut beantwortet wird.
• Was ist deine Aufgabe bei uns?
  So banal die Frage klingt, so schwer ist die Antwort manchmal. Sicher auch keine Frage für die ersten zwei Einzelgespräche. Jedoch sehr wertvoll, wie ich finde. Es zeigt gut, ob die Person im Team und im Unternehmen angekommen ist und wirksam kommuniziert wurde, was deren Aufgabe ist. Zudem können all die impliziten Aufgaben angesprochen werden.
• Was erwartest du von mir?
  Gerade am Anfang wichtig zu wissen. Der Abgleich der Erwartungen kann viel Stress in der Zukunft ersparen.
• Lass uns über unser Team sprechen und darüber, wie wir zusammenarbeiten.
  Auch wenn das Onboarding-Handbuch viel erfasst und abfängt: Es gibt viele unausgesprochene Dinge, wie ein Team arbeitet. Hier lässt sich viel erfahren, was oft nie offen kommuniziert wird – weil es einfach so gelebt wird. Einiges lässt sich dann gut ins Onboarding-Handbuch aufnehmen, anderes kann angesprochen und vielleicht verändert werden.
• Lass uns darüber sprechen, warum und wie wir 1:1-Meetings durchführen werden.
  Eine erweiterte Einleitung für das mächtige Werkzeug. Meine Erfahrung zeigt, dass die wenigsten Unternehmen One-on-One Meetings durchführen und daher ist es für viele neu. Sie hingegen haben schon zig Dutzend dieser Gespräche geführt und haben eine gewisse Routine.

Fragen für Ihre Mitarbeitenden

Oft wissen die Mitarbeitenden nicht, dass sie selbst Fragen stellen dürfen oder sogar sollen. Dazu fehlt vielen auch die Idee, was sie fragen können. Zugleich dient es auch als kleine Vorbereitung, welche Fragen Sie plötzlich gegenüberstehen können.

• Ich habe das Gefühl, dass ich meine Aufgaben nicht gut mache. Wie siehst du/ihr das?
  Ihrer/m Mitarbeiter:in ist es nicht egal, wie die Aufgaben erledigt werden. Das ist toll! Jetzt gilt es, ein offenes, ehrliches und wertschätzendes Feedback zu geben. Wertschätzend heißt nicht, dass es nur positiv sein muss. Sollte es hier Abweichungen von den eigenen Erwartungen an die Arbeit, Ergebnisse und Leistung geben, sollen diese vermittelt werden.
  Wichtig ist dabei, dann zu schauen, wie sie gemeinsam daran arbeiten können, damit wieder alles passt.
• Mich beschäftigt gerade etwas Privates sehr stark. Wirkt sich das auf meine Arbeit aus und wie kannst du mich hier unterstützen?
  Echt stark, wenn so etwas kommt. Dann ist schon ein gutes Maß an Vertrauen da. Hier kommt es dann auf Sensibilität und Professionalität an. Einerseits ist es wichtig, der Person klar zu vermitteln, dass sie gehört wird, Sie dankbar für die Offenheit sind und Sie dabei helfen wollen, in der schwierigen Situation zur Seite zu stehen. Zudem haben Sie die unternehmerische Pflicht zu schauen, dass alle Mitarbeitenden auch ihren vertraglichen Pflichten nachkommen. Hier gilt es ein Feingefühl zu entwickeln, damit am Ende allen gedient ist.
• Sind wir (als Unternehmen) auf dem richtigen Weg?
  Eine Frage, die ein wenig an den Grundfesten rüttelt. Ist die Unternehmensvision nicht klar oder bewegen wir uns von ihr weg? Die Zweifel des Team-Mitglieds sind ernst zu nehmen und es ist nach den Ursachen zu schauen, um die Frage beantworten zu können.
• Mir ist aufgefallen, dass [Projekt/Kunde/Kolleg:in] sich in der letzten Zeit anders verhält, deutlich anders entwickelt hat oder gewisse Gefühle in mir hervorbringen. Nehmt ihr das auch wahr? Was können wir hier machen?
  Das kann ein (früher) Indikator für Probleme sein. Nehmen Sie es ernst. Fragen Sie nach, woran die Person das konkret festmacht. Geben Sie die Frage jedoch auch gerne direkt zurück und fragen Sie, was die Person denn als Vorschlag hat, was hier gemacht werden sollte. Gerade, wenn Sie, so wie ich, nicht in den Projekten direkt aktiv sind, ist das ein guter Einstieg in die gemeinsame Lösungsfindung.
• Ich habe festgestellt, dass ich mit [Kolleg:in] im Projekt nicht gut zusammenarbeite. Was können wir hier machen?
• Ich habe das Gefühl, dass ich zu viel Zeit auf dieses Projekt verwende und meine anderen Aufgaben vernachlässigt werden. Gibt es eine effizientere Möglichkeit für mich, einen Beitrag zu leisten?

FAQ One-on-One-Meetings

 Was sind One-on-One Meetings und warum sind sie wichtig?

One-on-One Meetings sind private, regelmäßige Gespräche zwischen einer Führungskraft und einer/m Mitarbeiter:in. Sie bieten eine Gelegenheit, Fortschritte zu überprüfen, Ziele zu setzen, Feedback zu geben und persönliche Entwicklung zu fördern. So kann der Aufbau von Vertrauen und Verständnis gefördert, eine klarere Kommunikation und stärkere Beziehungen innerhalb des Teams erreicht werden.

Wie oft sollten One-on-One-Meetings stattfinden?

Die Häufigkeit von One-on-One-Meetings variiert. Je nach Bedarf und Unternehmenskultur finden sie wöchentlich, alle zwei oder drei Wochen statt. Das ideale Intervall ist zwei Wochen.

Wie lange gehen die Einzelgespräche?

Ein One-on-One geht in der Regel 20 bis 30 Minuten. In der Zeit lässt sich viel besprechen, wenn beide Gesprächspartner konzentriert und diszipliniert sind. Steht mehr Zeit zur Verfügung, wird das Meeting nicht besser, sondern verwässert eher.

Kostet das nicht viel Zeit?

Nein, es kostet gar keine Zeit! Es ist ein Investment in Ihre Mitarbeitenden und in das Unternehmen. Vorausgesetzt, die 1-zu-1 Gespräche werden ordentlich durchgeführt. Der Gewinn aus den Gesprächen ist schwer zu messen. Die Erfahrung zeigt, dass so viele Probleme sehr früh im Vorfeld angegangen werden können, bevor sie sich zu echten Störungen entwickeln. Zudem können Sie alle Beteiligten und auch das Unternehmen besser entwickeln. Das ist in meinen Augen unbezahlbar.

Wie sollte die Agenda für ein One-on-One-Meeting aussehen?

Eine Agenda im klassischen Sinne gibt es nicht. Das One-on-One wird in drei gleich lange Teile aufgeteilt. Im ersten spricht die mitarbeitende Person, dann hat die Führungskraft ihren Redeteil und im letzten Teil sind beide dann im direkten Dialog.

Wie kann man ein unproduktives One-on-One-Meeting vermeiden?

Sind die Gesprächspartner:innen unvorbereitet oder ständig abgelenkt, dann ist das 1:1-Gespräch ebenso verschenkte Zeit, wie wenn die Führungskraft weder offen noch ehrlich noch ernsthaft interessiert ist.
Das Einhalten der Zeitblöcke, das Stellen offener und ehrlicher Fragen sowie das aktive Zuhören tragen maßgeblich dazu bei, dass das Gespräch auf Kurs bleibt und beiden einen Mehrwert bringt. Regelmäßiges Feedback zur Struktur und Effektivität der Meetings kann auch zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen.

Wie können One-on-One Meetings die Unternehmenskultur fördern?

Die Einzelgespräche fördern die offene Kommunikation und das Vertrauen zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitenden. Die Führungskraft, und damit das Unternehmen, zeigen, dass das persönliche Befinden, wie auch die persönliche und berufliche Entwicklung jeder einzelnen Person wichtig ist. Durch das Schaffen einer Kultur des Zuhörens und des Engagements tragen Gespräche dazu bei, eine Umgebung zu schaffen, in der sich die Team-Mitglieder wertgeschätzt und motiviert fühlen. Dies kann die Zufriedenheit und die Bindung an das Unternehmen erhöhen.

Was passiert, wenn ein One-on-One-Meeting ausfallen muss?

Die One-on-One Termine sind wichtig! Sie dürfen nicht einfach so ausfallen. Natürlich kann es vereinzelt wirklich wichtige Gründe geben, dass eines ausfällt. Hier ist dann eine frühe und klare Kommunikation wichtig, was der Grund ist. Ebenso sollte ein One-on-One nicht ausfallen, sondern immer nur verschoben werden. Dadurch wird signalisiert, dass das Meeting und die darin behandelten Themen Priorität haben.

Ist es angebracht, persönliche Themen in einem One-on-One Meeting zu besprechen?

Ja, es kann angebracht sein, persönliche Themen in einem One-on-One Meeting anzusprechen. Es gibt vielfältige Gründe, warum persönliche Aspekte die Arbeitsleistung oder das Wohlbefinden der mitarbeitenden Person beeinflussen.

Welche Fragen sind für ein gutes 1zu1-Gespräch sinnvoll?

Fragen, mit denen ich gute Erfahrungen gemacht habe, habe ich hier im Blogartikel aufgeführt

Wie können Einzelgespräche bei der Lösung von Konflikten helfen?

Sie bieten eine private und sichere Umgebung, um potenzielle Konflikte oder Meinungsverschiedenheiten anzusprechen. Das ermöglicht eine offene und ehrliche Kommunikation, die zur Klärung von Missverständnissen und zur Entwicklung von Lösungen beiträgt. Die richtige Herangehensweise und das Eingehen auf die Bedenken beider Parteien können zur Konfliktlösung beitragen.

Wie können Remote-Mitarbeitende von One-on-One Meetings profitieren?

Ist eine Person remote tätig, sind 1-zu-1 Gespräche besonders wichtig. Sie erhöhen das Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen. Dazu bieten sie eine Gelegenheit, persönliches und berufliches Feedback zu geben, Fortschritte zu überwachen und die Unternehmenskultur weiter zu fördern.

 

Fazit: Warum Sie One-on-One Meetings als effektives Mittel zur Führung von Remote Mitarbeitenden nutzen sollten.

One-on-One-Meetings sind viel mehr als nur ein wiederkehrendes Gespräch: sie sind ein strategisches Werkzeug für erfolgreiche Führung und auch zur Entwicklung von Mitarbeitenden, besonders in Remote-Unternehmen.
Dieser persönliche Austausch ermöglicht es, individuelle Stärken und Schwächen zu erkennen, Entwicklungsziele zu definieren, sensible Themen zu besprechen und persönliche Beziehungen aufzubauen.
In der Remote-Arbeitsumgebung stärken solche Einzelgespräche das Vertrauen und die Bindung der Team-Mitglieder, erhöhen deren Wahrnehmung und Wertschätzung und steigern so ihre Motivation und Produktivität.
Die Möglichkeit, auf individuelle Bedürfnisse und Ziele einzugehen, unterstreicht die Bedeutung dieser Meetings für eine erfolgreiche Mitarbeiterentwicklung.

Die “One-on-One” Gespräche waren am Anfang ungewohnt und unrund. Dennoch habe ich sie durchgezogen, ihnen Zeit gegeben sich zu entwickeln und allmählich wurden sie lockerer und wertvoller. Nun sind sie ein fester Bestandteil in der Führung von Mitarbeitenden.

Ich habe schrittweise gelernt, sie an die individuellen Umstände und individuellen Persönlichkeiten anzupassen.

Frank Holldorff

In diesem Blogbeitrag haben wir die verschiedenen Aspekte von One-on-One Meetings als effektives Mittel zur Entwicklung von Remote-Mitarbeitern betrachtet.

Ich habe Ihnen gezeigt, wie ich als Führungskraft von dieser Methode profitiere und welche Vorteile sie bietet.

Von der Bedeutung einer erfolgreichen Durchführung bis hin zur Förderung einer offenen Kommunikation haben wir jeden relevanten Punkt abgedeckt.
Wenn Sie mehr über One-on-One Meetings erfahren möchten, lade ich Sie herzlich ein, mich anzusprechen.

Seien Sie ein Vorreiter auf dem Gebiet der Führungskräfteentwicklung und setzen Sie auf One-on-One Meetings. Ihre Mitarbeiter und das Unternehmen werden es Ihnen danken!

Nach einem gewissen Eingewöhnungsprozess werden “One-on-One” Gespräche garantiert der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens.