Was macht eigentlich ein:e Projektmanager:in?

Als Drupal Agentur sind wir verantwortlich für zahlreiche größere Web-Projekte. Für die meisten Kunden ist einer unserer Projektmanager der direkte Ansprechpartner. Das sind Unternehmensgründer und Geschäftsführer Fabian oder Projektmanager Henjo. Pascal als Lead Frontend Developer übernimmt ebenfalls in einigen Projekten die Verantwortung.

Wie arbeitet ein:e Projektmanager:in bei erdfisch?

Im Zentrum des Projektmanagements steht die transparente Kommunikation. Als „Kundenflüsterer“ haben Fabian und Henjo immer ein offenes Ohr für Wünsche und Anforderungen.

Fabian: „Zu der offenen Kommunikation gehört für uns, dass unsere Kunden genauen Einblick haben in Kostenplan und Zeitrahmen. Sie wissen, dass sie jederzeit Rückfragen stellen dürfen. Wir sind Partner unserer Kunden. Unser Anspruch ist es, mit unserer Expertise zum Projekterfolg beizutragen.“

Die erdfisch-Projektmanager kümmern sich nicht nur um das Wohlbefinden der Kunden, sondern sind auch Ansprechpartner für Rückfragen aus dem erdfisch Entwickler-Team. Fabian und Henjo kennen die Auslastung einzelner Crew-Mitglieder und wissen, was das Team braucht, um gute Ergebnisse zu liefern. Bei Krankheit oder anderen personellen oder zeitlichen Engpässen können sie schnell reagieren, denn im Mittelpunkt steht das Projekt.

Was muss ein:e Projektmanager:in können?

Henjo: „Als Projektmanager stehe ich immer an vorderster Front. Ich kenne mich in meinen Projekten aus, ich weiß, was die Kunden möchten, ich kenne die dazugehörigen Aufgaben und die technischen Finessen in Grundzügen.“

1. Ein Projektmanager sollte einfühlsam und sozial kompetent sein. Er oder sie muss gut zuhören und schnell reagieren können. Ob das Änderungswünsche vonseiten des Kunden sind oder Rückfragen aus dem Team.
2. Ein Projektmanager muss eine gute Selbstorganisation haben. Denn er muss ständig andere organisieren und für einen guten Workflow sorgen! Dazu zählt: Zeitlisten machen, Aufwände einschätzen, Aufgaben in „Tickets“ erstellen und zuweisen, Aufgaben wieder abnehmen und entscheiden, wann das Projekt dem Kunden vorgestellt werden kann.
3. Ein Projektmanager muss ein guter Teammanager sein. Je nachdem übernimmt er die Rolle des "Feel-Good-Managers“ und traut sich auch die Moderation von Konflikten zu.

Welche Tools nutzt ein:e Projektmanager:in bei erdfisch?

Die wichtigsten Tools für das erdfisch-Projektmanagement sind Jira (Aufgabenverteilung), Mite (Zeitlisten), Float (Kapazitätenplanung) und Confluence (Dokumentation). Bei der Kommunikation mit den Kunden kommen Konferenz-Tools wie Jitsi zum Einsatz. 
Unsere Projektmanager setzen die Tools für die Aufgaben-Administration, für das Controlling und die Finanzen ein. Zu einer guten Organisation gehört, mithilfe der Software Jira Wünsche des Kunden in Aufgaben („Tickets“) zu unterteilen, die die Entwickler nach und nach als „To-dos“ erhalten und umsetzen. Dabei werden Ansätze aus der agilen Arbeitsweise berücksichtigt, wie Kanban-Boards.
Das tägliche Online-Meeting aller erdfische („Daily Standup“) garantiert, dass sich Projektmanager und Entwickler jeden Morgen sehen. So bekommt jeder einen Einblick, wie weit die Crew in welchem Projekt gekommen ist und ob für die eine oder andere Aufgabe noch Verstärkung gesucht wird.

Mehr zu Tools, Ausstattung, Remote Work bei erdfisch

Welche technischen Skills braucht ein:e Projektmanager:in bei erdfisch?

Je besser sich ein erdfisch-Projektmanager mit Drupal auskennt, umso leichter fällt es ihm, ein Projekt zu navigieren und auch selbst Kurskorrekturen vorzunehmen. Er sollte einen reichhaltigen Erfahrungsschatz an Problemstellungen und Lösungsansätzen mit Drupal mitbringen, um diese treffend einordnen zu können, bevor er sich fachliche Expertise von den Entwicklern holt. 

Fabian: „ Ein Projektmanager sollte grundsätzliche Erfahrungen mit User Experience und UX Design mitbringen. Mögliche Lösungsansätze sollte ein Projektmanager selbst anhand von Scribbles oder mit Hilfe eines Wireframing-Tools visualisieren können."

Projektmanagement Schritt für Schritt – von der Akquise bis zum Abschluss

1. Beratung & Projektstart

Einzelne Wünsche, das große Projektziel oder Budget-Klärung: Bei allen Kunden-Anfragen ist der erdfisch-Projektmanager an Bord. Er leitet die regelmäßig stattfindenden Treffen, bei denen mit allen Stakeholdern der Zwischenstand des Projekts besprochen wird. Beim Kostenvoranschlag ist er federführend tätig. 

In Absprache mit der erdfisch-Besatzung ermittelt der Projektmanager, wer die besten Kapazitäten für das Projekt hat und lässt das Team den Arbeitsaufwand abschätzen. Anforderungen, die aus technischer Sicht keinen Sinn ergeben oder unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen könnten, werden so identifiziert und an den Kunden zurückgemeldet – immer im Hinblick auf den Projekterfolg.

2. Design & Konzeption

Auch in der Design- und Konzeptionsphase ist der Projektmanager gefragt. Er erstellt selbst die ersten Entwürfe des gewünschten Produkts in Form von Scribbles oder Wireframes. Dabei macht er sich Gedanken über die User Journey, d.h. die Nutzerfreundlichkeit jedes einzelnen Features. Dabei arbeitet der Projektmanager teilweise mit Partnern und Agenturen aus dem erdfisch-Netzwerk zusammen.

3. Entwicklung & Testphase

Ausgehend vom Kundenwunsch und den Wireframes kommt das Entwickler-Team zum Zug. Die Anforderungen werden in einzelne Aufgaben aufgegliedert und Schritt für Schritt programmiert bzw. an das System angepasst.
Dabei wird der Kunde laufend in die fertigen Zwischenergebnisse involviert. Der Projektmanager präsentiert die einzelnen Ergebnisse in einer Testumgebung (Stage). Das Feedback des Kunden hilft dem Entwickler-Team, im Prozess Nacharbeiten und Verbesserungen vorzunehmen. 

4. Going Live & Projektabschluss

Sind die Anforderungen zur Zufriedenheit des Kunden umgesetzt, geht der Relaunch live. Der Projektmanager berechnet die Aufwände teilweise am Schluss, teilweise stellt er monatlich eine Rechnung. Nicht alle Kooperationen sind mit dem Relaunch schon beendet. In unregelmäßigen Abständen stehen Änderungswünsche (Change Requests) an oder neue Features werden notwendig.

Fazit

Der erdfisch-Projektmanager / die erdfisch-Projektmanagerin...

• ...hat das ganze Projekt im Blick.
• ...hat für die Wünsche der Kunden und Rückfragen der Entwickler immer ein offenes Ohr.
• ...bringt eine gute Selbstorganisation mit.
• ...ist ein Team-Manager, der die Lösung von Konflikten nicht scheut.
• ...hat Erfahrung in User Experience, UX Design und der Erstellung von Wireframes.
• ...profitiert von einem reichhaltigen Erfahrungsschatz in der Drupal-Implementierung.