Preisfindung in Web-Projekten – warum erdfisch keine Kristallkugel benutzt

„Alles hat seinen Preis, besonders die Dinge, die nichts kosten.“
© Art van Rheyn (1939 - 2005)

Preiskalkulationen sind ein wichtiger und unvermeidlicher Bestandteil geschäftlicher Prozesse. Budgets müssen eingeplant und freigegeben werden, Ausgaben und Einnahmen in ein möglichst vorteilhaftes Verhältnis gebracht werden. Investitionen und daraus zu erwartende Gewinne müssen gegenüber der Geschäfts- oder Finanzleitung präsentiert werden.
Daher entstehen viele Fragen, wenn etwa ein Relaunch der firmeneigenen Website ansteht, aber die Digital-Agentur mit Spezialisierung auf Drupal und jahrelanger Erfahrung keine direkte Antwort auf den Preis gibt.
Warum ist das so?

Angebote aus der Hüfte – die echten Kosten kommen später

erdfisch Frank hat eine bezeichnende Anekdote parat, wenn es um den Bieterwettbewerb geht.

Er befand sich in einem Akquise-Gespräch mit einem Interessenten. Dessen Websystem lief auf einer älteren Drupal-Version und sollte einen Relaunch bekommen. Wir hatten die Seite in Augenschein genommen – ohne die Möglichkeit, den Code sichten zu können – um einen ersten Eindruck des von außen erkennbaren Funktionsumfanges zu gewinnen. Es kam die übliche Frage auf, warum erdfisch daraufhin noch keinen Endpreis genannt hatte. Der Kunde hatte bereits zwei weitere Angebote von Mitbietern auf dem Tisch liegen, die beide mit einem Preis ausgestattet waren.
Schon die erste von Franks Rückfragen brachte den Kunden ins Grübeln: Wenn zwei Angebote mit einem Endpreis für genau dasselbe Websystem vorlägen und die Stundensätze der Bieter sich in ähnlichen Höhen bewegten – dann müssten die beiden Angebote doch auch eine ähnliche Endsumme aufweisen, ob das denn der Fall wäre.

Es war nicht der Fall.

Der Grund hierfür ist bei näherer Betrachtung nachvollziehbar und betrifft jedes Produkt mit einem nennenswerten Anteil von Individual-Entwicklung, wie es viele Web-Projekte sind. Weder lässt sich ohne eine genauere Untersuchung eines bestehenden und neu umzusetzenden Projekts der Anteil an notwendiger Individual-Entwicklung am Gesamt-Projekt beziffern, noch der dafür notwendige Aufwand. Denn dies setzt eine Auseinandersetzung mit der vorhandenen „business logic“ und tiefere Kenntnisse über die Prozesse voraus, die im fraglichen Projekt zur Anwendung kommen. Das Bestands-Projekt muss zwingend durch den Anbieter erst einmal technisch untersucht und evaluiert werden, bevor dieser realistische Aussagen zum Aufwand einer Neuimplementierung treffen kann. Besteht diese Möglichkeit nicht, muss es zumindest eine grundlegende Einführung in das System und die dort abgebildeten Geschäftsprozesse geben, sodass der Anbieter wenigstens grob abschätzen kann, welche Aufgaben bei einem Relaunch anfallen werden.

Wenn aber keiner der genannten Prozesse vorab stattfindet, dann trifft auf Angebote, die trotzdem sofort ein Preisschild tragen, eins der folgenden Szenarien zu:

• Das Angebot ist unrealistisch niedrig angesetzt, sodass das Projekt ab einem bestimmten Zeitpunkt scheitern kann, weil Verhandlungen über notwendige Nachbudgetierungen ergebnislos bleiben
• Aufgrund umfangreicher Risikopuffer ist der Preis viel zu hoch. Das Angebot wird entweder über den Preis ausgesiebt oder, im Fall einer Annahme, zahlt der Kunde mehr als nötig
• Das Angebot ist unseriös, da der Anbieter sich von vornherein Hintertüren offen hält, das Budget zu überschreiten
• Oder es handelt sich schlichtweg um einen „Blick in die Glaskugel“, wodurch ein objektiver Vergleichswert für den Kunden nicht gegeben ist.

Kommt es auf der Basis eines zu niedrigen oder zu optimistisch angesetzten Angebots zur Beauftragung, sind Probleme meist unausweichlich. Nachverhandlungen oder Kürzungen am Funktionsumfang sind die Regel und nicht die Ausnahme. Das Budget reicht nicht aus, weil zuvor unbekannte Faktoren erst während der Entwicklungsphase „entdeckt“ werden. Der „Scope“ ist in Wirklichkeit komplexer und aufwendiger, als der „Blick von außen“ suggeriert hatte, er wird aber erst jetzt allen bewusst. Daraus folgt, dass die erste Kalkulation hinfällig ist. Der Kunde muss sein Webprojekt während der laufenden Arbeiten im schlimmsten Fall gänzlich neu evaluieren oder sogar stoppen.

Ein fertiges Produkt mit Preisschild ist auch eine Individual-Entwicklung – Sie erfahren nur viel später davon.

Ein Direktvergleich mit dem Kauf eines handelsüblichen industriellen Produkts zeigt schnell, warum die Nennung eines Preises bei der Entwicklung eines individuellen Web-Projekts anfangs schwierig ist: Der oder die Kund:in wird an einem ganz anderen Schritt in den Prozess einbezogen.

© 2022 erdfisch

Wenn ein Unternehmen, welches Produkte entwickelt, das Portfolio erweitern möchte, beginnt der Prozess gewöhnlich mit einer Idee. Diese initiiert dann die Erforschung des Marktes, möglicher Zielgruppen und Konkurrenzprodukte. Sofern diese Phase erfolgreich verläuft, beginnt die Entwicklung, erste Prototypen werden getestet, parallel wird eine Marketing-Kampagne eingeläutet. Schlussendlich wird das marktreife Produkt in die (Massen-)Produktion gebracht, eine erste Auflage wird produziert und in den Verkauf gegeben. Erst an dieser Stelle wird der Kunde in den Prozess einbezogen: Er findet im Verkaufsraum oder in der Produktwerbung ein Preisschild vor. Der Endpreis beinhaltet alle messbaren bis dahin entstandenen Kosten, die der Firma bis dahin pro Stück entstanden sind, sowie eine Gewinnmarge.

Bei erdfisch ist der Kunde von Anfang an dabei.

Der Prozess der Entwicklung eines Webprojekts – hier natürlich am Beispiel eines Drupal-Projekts von erdfisch – läuft mitunter ähnlich ab, aber die Einbeziehung der Kundin oder des Kunden geschieht an einem viel früheren Punkt.

Im Normalfall kommt die Idee oder auch die Notwendigkeit zur Entwicklung eines neuen Web-Projekts vom Kunden selbst. Sobald erdfisch als Agentur für die Umsetzung mit an Bord ist, beginnt eine Partnerschaft, die alle Projektphasen durchläuft.

Die zuvor oft nicht vollständig bekannten Anforderungen an das Projekt werden gemeinsam erarbeitet, Konzepte für die Umsetzung werden zunächst grob, dann immer präziser vom erdfisch Entwickler-Team aufgestellt und mit Aufwandskalkulationen versehen. Das alles geschieht im dauerhaften Austausch mit dem Kunden, damit sämtliche Erwartungen erkannt und umgesetzt werden können.

Das Going-Live ist der wichtigste Meilenstein im Projekt und der letzte vor der Phase der Wartung und Weiterentwicklung. Dieser Moment ist am ehesten mit dem Verkaufsstart beim vorherigen Produktbeispiel vergleichbar. Erst dann sind alle tatsächlichen Kosten für die Entwicklung vollständig bekannt. Die Zusammenarbeit mit dem Kunden läuft dann aber schon – je nach Umfang des Projekts – zwischen mehreren Wochen und mehreren Monaten. Alle vorherigen Angaben über den Gesamtkostenumfang können also immer nur Schätzungen gewesen sein.

Feedback statt Festpreis

Ein bestimmter Fall ist noch zu betrachten: Wenn ein fertig ausgearbeitetes Lastenheft vorliegt, ist zumindest in der Theorie auch für ein Web-Projekt eine recht präzise Aufwandsschätzung möglich. Leider kann die Praxis dies nur bedingt bestätigen.

Zunächst einmal beansprucht die Erstellung eines Lastenhefts enorme Aufwände. Jede noch so kleine Funktion muss darin exakt beschrieben sein, jeder denkbare Klickweg im System definiert, jede Schnittstelle genau spezifiziert, jede Ausnahmefallbehandlung und jeder denkbare Grenzfall muss ebenso antizipiert und festgelegt sein.

Soll die Anfertigung durch erdfisch erfolgen, muss die gesamte Konzeptionsphase für das Projekt vorher erfolgen. In unserer Erfahrung ist es jedoch wesentlich kostengünstiger, dann direkt mit der Umsetzung anzufangen, als weitere Personentage in die Anfertigung des Dokuments zu „versenken“.

Andernfalls erfolgt die Erstellung des Lastenhefts durch den Kunden, in der Regel bevor der erste Kontakt mit erdfisch stattfindet. In den Jahren seit unserer Gründung 2005 sind uns jedoch noch nie Lastenhefte begegnet, die tatsächlich so vollständig und ausführlich waren, dass wir die darin beschriebenen Funktionalitäten 1:1 hätten umsetzen können. Oft werden maßgebliche etablierte Regeln der „User Experience“ (UX), qualitative Standards beim Aufbau moderner Web-Projekte oder essenzielle Bereiche vernachlässigt oder vergessen – z.B. Datenschutz, Cookie Consent, Barrierefreiheit und mehr. In solchen Fällen suchen wir das Gespräch mit dem Kunden. Wir geben Feedback zu den Anforderungen, ergänzen diese oder unterbreiten Verbesserungsvorschläge, die auf unseren Erfahrungen beruhen.

Agil statt altbacken

Ein empfehlenswerter Ansatz für die Preisgestaltung kann es sein, nach den „Storming“ und „Norming“ Phasen der Anforderungsfindung erste Indikationen für den Gesamtpreis zu erarbeiten. Danach können Kund:innen Kontingente freigeben, die von erdfisch abgearbeitet werden. Je größer ein einzelnes Kontingent ist, desto höher ist die Preissicherheit, weil ein längerer Arbeitszeitraum abgedeckt werden kann.

Alternativ kann auch das Modell des „agilen Festpreises“ genutzt werden: Angelehnt an das „magische Dreieck des Projektmanagements“ sind die Größen Preis und Qualität der Umsetzung fix, während der Umfang und damit auch die Zeit / Dauer der Entwicklung variabel bleibt.

Das bestmögliche Drupal-Projekt für Sie entsteht erst mit der Zeit

Die Projekte unserer Kunden sind auch unsere Projekte. In den letzten zwei Jahrzehnten haben wir unseren Anspruch definiert, Webseiten nach den höchsten aktuellen Standards des World Wide Web zu kreieren, denn nur eine mit Sorgfalt und Umsicht erstellte digitale Plattform hat auch das Potenzial, über viele Jahre sicher, erweiterbar und funktionsfähig zu bleiben, ihre Anwendungsfälle hinreichend abzubilden und einen echten Mehrwert für ihre Betreiber:innen zu bieten. Je besser und performanter jedes Feature umgesetzt ist, desto mehr wertet es das gesamte Projekt auf.

Unsere technische Basis ist das Open Source CMS Drupal und dessen Coding-Standards – eines der besten, sichersten und vielseitigsten Content-Management Frameworks der Welt.

Fazit

Aufwandsschätzungen in der Webentwicklung dürfen keine „schnell gewürfelten“ Zahlen ohne fundiertes Wissen über das fragliche Projekt sein. Deutliche Überschreitungen des zuvor als fest kommunizierten Preises und weitere Gefährdungen des Projekts lassen sich nur vermeiden, wenn sein zu erwartender Umfang anfangs sorgfältig herausgearbeitet wurde, der Status von Arbeitspaketen und des Budgets stetig kontrolliert wird und etwaige Probleme sowohl vom Anbieter als auch vonseiten des Kunden frühzeitig erkannt, benannt und kommuniziert werden.

erdfisch führt die Konzeption Ihres Web-Projekts ebenso wie dessen Entwicklung vorausschauend und mit wachem Blick aus. Wir widmen dem Projekt die notwendige Aufmerksamkeit, damit Sie als Kund:in zu jedem Zeitpunkt hinreichend informiert sind. Unsere Prozesse sind kein Geheimnis, sondern Sie werden darin einbezogen und entstehende Fragen beantworten wir immer auf eine verständliche Art und Weise.

Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch.