Kristallkugel vor einem GewÀsser bei Sonnenuntergang

Preisfindung in Web-Projekten – warum erdfisch keine Kristallkugel benutzt

Eine umfassende Antwort auf die immer wiederkehrende Frage nach dem Endpreis des Web-Projekts und warum wir diesen anfangs nicht nennen können.

Inhaltsverzeichnis

„Alles hat seinen Preis, besonders die Dinge, die nichts kosten.“
© Art van Rheyn (1939 - 2005)

Preiskalkulationen sind ein wichtiger und unvermeidlicher Bestandteil geschĂ€ftlicher Prozesse. Budgets mĂŒssen eingeplant und freigegeben werden, Ausgaben und Einnahmen in ein möglichst vorteilhaftes VerhĂ€ltnis gebracht werden. Investitionen und daraus zu erwartende Gewinne mĂŒssen gegenĂŒber der GeschĂ€fts- oder Finanzleitung prĂ€sentiert werden.
Daher entstehen viele Fragen, wenn etwa ein Relaunch der firmeneigenen Website ansteht, aber die Digital-Agentur mit Spezialisierung auf Drupal und jahrelanger Erfahrung keine direkte Antwort auf den Preis gibt.
Warum ist das so?

Angebote aus der HĂŒfte – die echten Kosten kommen spĂ€ter

erdfisch Frank hat eine bezeichnende Anekdote parat, wenn es um den Bieterwettbewerb geht.

Er befand sich in einem Akquise-GesprĂ€ch mit einem Interessenten. Dessen Websystem lief auf einer Ă€lteren Drupal-Version und sollte einen Relaunch bekommen. Wir hatten die Seite in Augenschein genommen – ohne die Möglichkeit, den Code sichten zu können – um einen ersten Eindruck des von außen erkennbaren Funktionsumfanges zu gewinnen. Es kam die ĂŒbliche Frage auf, warum erdfisch daraufhin noch keinen Endpreis genannt hatte. Der Kunde hatte bereits zwei weitere Angebote von Mitbietern auf dem Tisch liegen, die beide mit einem Preis ausgestattet waren.
Schon die erste von Franks RĂŒckfragen brachte den Kunden ins GrĂŒbeln: Wenn zwei Angebote mit einem Endpreis fĂŒr genau dasselbe Websystem vorlĂ€gen und die StundensĂ€tze der Bieter sich in Ă€hnlichen Höhen bewegten – dann mĂŒssten die beiden Angebote doch auch eine Ă€hnliche Endsumme aufweisen, ob das denn der Fall wĂ€re.

Es war nicht der Fall.

Der Grund hierfĂŒr ist bei nĂ€herer Betrachtung nachvollziehbar und betrifft jedes Produkt mit einem nennenswerten Anteil von Individual-Entwicklung, wie es viele Web-Projekte sind. Weder lĂ€sst sich ohne eine genauere Untersuchung eines bestehenden und neu umzusetzenden Projekts der Anteil an notwendiger Individual-Entwicklung am Gesamt-Projekt beziffern, noch der dafĂŒr notwendige Aufwand. Denn dies setzt eine Auseinandersetzung mit der vorhandenen „business logic“ und tiefere Kenntnisse ĂŒber die Prozesse voraus, die im fraglichen Projekt zur Anwendung kommen. Das Bestands-Projekt muss zwingend durch den Anbieter erst einmal technisch untersucht und evaluiert werden, bevor dieser realistische Aussagen zum Aufwand einer Neuimplementierung treffen kann. Besteht diese Möglichkeit nicht, muss es zumindest eine grundlegende EinfĂŒhrung in das System und die dort abgebildeten GeschĂ€ftsprozesse geben, sodass der Anbieter wenigstens grob abschĂ€tzen kann, welche Aufgaben bei einem Relaunch anfallen werden.

Wenn aber keiner der genannten Prozesse vorab stattfindet, dann trifft auf Angebote, die trotzdem sofort ein Preisschild tragen, eins der folgenden Szenarien zu:

  • Das Angebot ist unrealistisch niedrig angesetzt, sodass das Projekt ab einem bestimmten Zeitpunkt scheitern kann, weil Verhandlungen ĂŒber notwendige Nachbudgetierungen ergebnislos bleiben

  • Aufgrund umfangreicher Risikopuffer ist der Preis viel zu hoch. Das Angebot wird entweder ĂŒber den Preis ausgesiebt oder, im Fall einer Annahme, zahlt der Kunde mehr als nötig

  • Das Angebot ist unseriös, da der Anbieter sich von vornherein HintertĂŒren offen hĂ€lt, das Budget zu ĂŒberschreiten

  • Oder es handelt sich schlichtweg um einen „Blick in die Glaskugel“, wodurch ein objektiver Vergleichswert fĂŒr den Kunden nicht gegeben ist.

Kommt es auf der Basis eines zu niedrigen oder zu optimistisch angesetzten Angebots zur Beauftragung, sind Probleme meist unausweichlich. Nachverhandlungen oder KĂŒrzungen am Funktionsumfang sind die Regel und nicht die Ausnahme. Das Budget reicht nicht aus, weil zuvor unbekannte Faktoren erst wĂ€hrend der Entwicklungsphase „entdeckt“ werden. Der „Scope“ ist in Wirklichkeit komplexer und aufwendiger, als der „Blick von außen“ suggeriert hatte, er wird aber erst jetzt allen bewusst. Daraus folgt, dass die erste Kalkulation hinfĂ€llig ist. Der Kunde muss sein Webprojekt wĂ€hrend der laufenden Arbeiten im schlimmsten Fall gĂ€nzlich neu evaluieren oder sogar stoppen.

Ein fertiges Produkt mit Preisschild ist auch eine Individual-Entwicklung – Sie erfahren nur viel spĂ€ter davon.

Ein Direktvergleich mit dem Kauf eines handelsĂŒblichen industriellen Produkts zeigt schnell, warum die Nennung eines Preises bei der Entwicklung eines individuellen Web-Projekts anfangs schwierig ist: Der oder die Kund:in wird an einem ganz anderen Schritt in den Prozess einbezogen.

Schaubild Projektphasen bei erdfisch gegenĂŒber industriellem Produkt – der Kunde ist bei uns von Anfang an Teil des Prozesses

Wenn ein Unternehmen, welches Produkte entwickelt, das Portfolio erweitern möchte, beginnt der Prozess gewöhnlich mit einer Idee. Diese initiiert dann die Erforschung des Marktes, möglicher Zielgruppen und Konkurrenzprodukte. Sofern diese Phase erfolgreich verlĂ€uft, beginnt die Entwicklung, erste Prototypen werden getestet, parallel wird eine Marketing-Kampagne eingelĂ€utet. Schlussendlich wird das marktreife Produkt in die (Massen-)Produktion gebracht, eine erste Auflage wird produziert und in den Verkauf gegeben. Erst an dieser Stelle wird der Kunde in den Prozess einbezogen: Er findet im Verkaufsraum oder in der Produktwerbung ein Preisschild vor. Der Endpreis beinhaltet alle messbaren bis dahin entstandenen Kosten, die der Firma bis dahin pro StĂŒck entstanden sind, sowie eine Gewinnmarge.

Bei erdfisch ist der Kunde von Anfang an dabei.

Der Prozess der Entwicklung eines Webprojekts – hier natĂŒrlich am Beispiel eines Drupal-Projekts von erdfisch – lĂ€uft mitunter Ă€hnlich ab, aber die Einbeziehung der Kundin oder des Kunden geschieht an einem viel frĂŒheren Punkt.

Im Normalfall kommt die Idee oder auch die Notwendigkeit zur Entwicklung eines neuen Web-Projekts vom Kunden selbst. Sobald erdfisch als Agentur fĂŒr die Umsetzung mit an Bord ist, beginnt eine Partnerschaft, die alle Projektphasen durchlĂ€uft.

Die zuvor oft nicht vollstĂ€ndig bekannten Anforderungen an das Projekt werden gemeinsam erarbeitet, Konzepte fĂŒr die Umsetzung werden zunĂ€chst grob, dann immer prĂ€ziser vom erdfisch Entwickler-Team aufgestellt und mit Aufwandskalkulationen versehen. Das alles geschieht im dauerhaften Austausch mit dem Kunden, damit sĂ€mtliche Erwartungen erkannt und umgesetzt werden können.

Wir erdfische leben Transparenz.

Die Entwicklung eines Produkts bzw. einer digitalen Plattform ist bei erdfisch zu jedem Zeitpunkt ein transparenter Prozess, der gemeinsam mit dem Kunden stattfindet. Per Ticketsystem protokollieren wir die Arbeit. Das Projektmanagement gibt rechtzeitig Bescheid, falls Anforderungen sich gegenĂŒber der SchĂ€tzung als schwieriger oder sogar leichter erweisen und der Kunde bleibt immer auf dem neuesten Stand. Nachweise ĂŒber die erbrachten Leistungen werden – sofern nicht anders vereinbart – monatlich von erdfisch zugeschickt.

 

Das Going-Live ist der wichtigste Meilenstein im Projekt und der letzte vor der Phase der Wartung und Weiterentwicklung. Dieser Moment ist am ehesten mit dem Verkaufsstart beim vorherigen Produktbeispiel vergleichbar. Erst dann sind alle tatsĂ€chlichen Kosten fĂŒr die Entwicklung vollstĂ€ndig bekannt. Die Zusammenarbeit mit dem Kunden lĂ€uft dann aber schon – je nach Umfang des Projekts – zwischen mehreren Wochen und mehreren Monaten. Alle vorherigen Angaben ĂŒber den Gesamtkostenumfang können also immer nur SchĂ€tzungen gewesen sein.

Feedback statt Festpreis

Ein bestimmter Fall ist noch zu betrachten: Wenn ein fertig ausgearbeitetes Lastenheft vorliegt, ist zumindest in der Theorie auch fĂŒr ein Web-Projekt eine recht prĂ€zise AufwandsschĂ€tzung möglich. Leider kann die Praxis dies nur bedingt bestĂ€tigen.

ZunÀchst einmal beansprucht die Erstellung eines Lastenhefts enorme AufwÀnde. Jede noch so kleine Funktion muss darin exakt beschrieben sein, jeder denkbare Klickweg im System definiert, jede Schnittstelle genau spezifiziert, jede Ausnahmefallbehandlung und jeder denkbare Grenzfall muss ebenso antizipiert und festgelegt sein.

Soll die Anfertigung durch erdfisch erfolgen, muss die gesamte Konzeptionsphase fĂŒr das Projekt vorher erfolgen. In unserer Erfahrung ist es jedoch wesentlich kostengĂŒnstiger, dann direkt mit der Umsetzung anzufangen, als weitere Personentage in die Anfertigung des Dokuments zu „versenken“.

Andernfalls erfolgt die Erstellung des Lastenhefts durch den Kunden, in der Regel bevor der erste Kontakt mit erdfisch stattfindet. In den Jahren seit unserer GrĂŒndung 2005 sind uns jedoch noch nie Lastenhefte begegnet, die tatsĂ€chlich so vollstĂ€ndig und ausfĂŒhrlich waren, dass wir die darin beschriebenen FunktionalitĂ€ten 1:1 hĂ€tten umsetzen können. Oft werden maßgebliche etablierte Regeln der „User Experience“ (UX), qualitative Standards beim Aufbau moderner Web-Projekte oder essenzielle Bereiche vernachlĂ€ssigt oder vergessen – z.B. Datenschutz, Cookie Consent, Barrierefreiheit und mehr. In solchen FĂ€llen suchen wir das GesprĂ€ch mit dem Kunden. Wir geben Feedback zu den Anforderungen, ergĂ€nzen diese oder unterbreiten VerbesserungsvorschlĂ€ge, die auf unseren Erfahrungen beruhen.

Agil statt altbacken

Ein empfehlenswerter Ansatz fĂŒr die Preisgestaltung kann es sein, nach den „Storming“ und „Norming“ Phasen der Anforderungsfindung erste Indikationen fĂŒr den Gesamtpreis zu erarbeiten. Danach können Kund:innen Kontingente freigeben, die von erdfisch abgearbeitet werden. Je grĂ¶ĂŸer ein einzelnes Kontingent ist, desto höher ist die Preissicherheit, weil ein lĂ€ngerer Arbeitszeitraum abgedeckt werden kann.

Alternativ kann auch das Modell des „agilen Festpreises“ genutzt werden: Angelehnt an das „magische Dreieck des Projektmanagements“ sind die GrĂ¶ĂŸen Preis und QualitĂ€t der Umsetzung fix, wĂ€hrend der Umfang und damit auch die Zeit / Dauer der Entwicklung variabel bleibt.

Das bestmögliche Drupal-Projekt fĂŒr Sie entsteht erst mit der Zeit

Die Projekte unserer Kunden sind auch unsere Projekte. In den letzten zwei Jahrzehnten haben wir unseren Anspruch definiert, Webseiten nach den höchsten aktuellen Standards des World Wide Web zu kreieren, denn nur eine mit Sorgfalt und Umsicht erstellte digitale Plattform hat auch das Potenzial, ĂŒber viele Jahre sicher, erweiterbar und funktionsfĂ€hig zu bleiben, ihre AnwendungsfĂ€lle hinreichend abzubilden und einen echten Mehrwert fĂŒr ihre Betreiber:innen zu bieten. Je besser und performanter jedes Feature umgesetzt ist, desto mehr wertet es das gesamte Projekt auf.

Unsere technische Basis ist das Open Source CMS Drupal und dessen Coding-Standards – eines der besten, sichersten und vielseitigsten Content-Management Frameworks der Welt.

Fazit

AufwandsschĂ€tzungen in der Webentwicklung dĂŒrfen keine „schnell gewĂŒrfelten“ Zahlen ohne fundiertes Wissen ĂŒber das fragliche Projekt sein. Deutliche Überschreitungen des zuvor als fest kommunizierten Preises und weitere GefĂ€hrdungen des Projekts lassen sich nur vermeiden, wenn sein zu erwartender Umfang anfangs sorgfĂ€ltig herausgearbeitet wurde, der Status von Arbeitspaketen und des Budgets stetig kontrolliert wird und etwaige Probleme sowohl vom Anbieter als auch vonseiten des Kunden frĂŒhzeitig erkannt, benannt und kommuniziert werden.

erdfisch fĂŒhrt die Konzeption Ihres Web-Projekts ebenso wie dessen Entwicklung vorausschauend und mit wachem Blick aus. Wir widmen dem Projekt die notwendige Aufmerksamkeit, damit Sie als Kund:in zu jedem Zeitpunkt hinreichend informiert sind. Unsere Prozesse sind kein Geheimnis, sondern Sie werden darin einbezogen und entstehende Fragen beantworten wir immer auf eine verstĂ€ndliche Art und Weise.

Kontaktieren Sie uns gerne fĂŒr ein unverbindliches ErstgesprĂ€ch.