Tools und Rituale für das Homeoffice: Das hat sich bewährt Homeoffice für alle?

In Corona-Zeiten müssen viele Branchen umdenken. Jeder Mitarbeiter, der an einem Bildschirm sitzt, soll jetzt – wenn möglich – von zu Hause aus arbeiten. Homeoffice für alle? Eine Umfrage von März 2020 zeigt, dass derzeit knapp die Hälfte aller Arbeitnehmer im Homeoffice arbeitet. Davon durften 18 Prozent zuvor gar nicht im Homeoffice arbeiten und 31 Prozent tun es jetzt häufiger als früher.
Was für einige Unternehmen noch Neuland ist, funktioniert bei erdfisch seit Jahren: Bei uns arbeitet rund die Hälfte der Mitarbeiter dauerhaft im Homeoffice bzw. remote. Im Corona-Lockdown arbeiten wir alle vor dem heimischen Bildschirm – und unsere Arbeitsabläufe funktionieren genauso gut.
Crew-Mitglied Henjo möchte euch deshalb die Tools und Rituale vorstellen, die sich für Remote Work am besten eignen.

Remote Work als Projektmanager? Das geht!

Ich heiße Henjo und bin Projektmanager bei erdfisch. Seit Oktober 2019 bin ich Teil des Teams als Projektmanager bei erdfisch an Bord. Ich arbeite von Berlin aus. Ein Umzug nach Heidelberg zur erdfisch-Zentrale kam für mich nie infrage – und wurde von meiner Crew auch nie eingefordert. Nebenberuflich bin ich Musiker und spiele in mehreren Bands. Das ist mir wichtig. erdfisch bietet mir das, wonach ich zuvor lange gesucht hatte: eine verantwortungsvolle Arbeit mit der richtigen Portion Work-Life-Balance.
Abends habe ich unterm Strich mehr Zeit für mich und meine Musikprojekte. Ein weiteres Plus: Ich spare mir den Arbeitsweg. Das ist nicht nur für meine Zeitplanung gut, sondern auch positiv für die Umwelt-Bilanz.
Für meinen Start bei erdfisch war keine große Um- oder Eingewöhnung nötig. Remote Work musste einfach klappen – und es fühlte sich nie falsch an.

Ein Stück Neuland war es dann doch: Der Kontrast zwischen Büro-Anwesenheit und Remote-Arbeit. Mal schnell rübergehen und etwas nachfragen ist nicht. Chats und Videokonferenzen bringen uns zwar so nah wie möglich zusammen, aber dennoch ist man eben woanders.
Auch spontane Treffen nach Feierabend sind bei uns natürlich kaum möglich. Daher holen wir diese gezielt nach, wenn wir in Heidelberg oder andernorts zusammentreffen. So leidet die persönliche Beziehung nicht unter der reinen Professionalität des Alltags.

Henjo V., Projektmanager bei erdfisch

Warum Remote Work bei erdfisch gut funktioniert

Papierberge und Aktenordner gehören bei erdfisch bis auf einige unvermeidliche Aufgaben der Vergangenheit an. Mit Ausnahme meines Arbeitsvertrags kann ich mich nicht erinnern, in meinem ersten halben Jahr hier irgendwelche Papierdokumente verarbeitet zu haben. Eine gute Voraussetzung für die Remote-Arbeit!
Sie funktioniert auch deshalb so gut, weil bei erdfisch vieles durchorganisiert ist.
Das Daily Standup stellt sicher, dass die erdfische sich täglich sehen. So bleiben die Namen und Gesichter der Kollegen von Berlin bis Belgien präsent.
Wir erdfische sind zwar weit verteilt, aber trotzdem ein Team. Wir sind fokussiert auf Zusammenarbeit und Feedback; Miteinander und Hilfsbereitschaft werden groß geschrieben.
An einem Projekt arbeiten immer mehrere Kollegen – von unterschiedlichen Orten aus. In der Regel sind das zwei Entwickler und ein Projektmanager, der von weiteren Kollegen tatkräftige Unterstützung erhält.
Wir lösen Probleme in direkter Absprache, bevor wir die Arbeit an unseren Kunden weiterreichen.
Usere „Sub-Teams” haben noch einen Vorteil: Wenn der eine erdfisch mal krank ist, ist noch ein zweiter da, der am Projekt arbeiten kann.
Für morgendliche Team-Meetings kommen wir täglich gemeinsam an Deck und bringen uns immer gegenseitig auf den neuesten Stand. Kapitän Frank nimmt sich alle 14 Tage Zeit für zusätzliche Meetings. In diesen persönlichen Gesprächen (One-on-Ones) steht der Austausch über private Themen und die aktuelle Stimmung im Fokus. So können Untiefen gemeinsam umschifft und das gegenseitige Vertrauen gestärkt werden.

Besuche und Dienstreisen: Bei erdfisch gerne gesehen!

Natürlich sitzen wir nicht immer nur zu Hause vor unseren Bildschirmen. Regelmäßige Dienstreisen und Besuche in der Heidelberger Zentrale gehören für jeden „Remoteler” dazu.
Ob sommerliches Grillen, Weihnachtsfeier, intensive Zusammenarbeit an aktuellen Projekten oder weitere gemeinsame Tätigkeiten: Die erdfisch-Hauptstadt am Neckar lernt jeder kennen.
Auch zu Kundenterminen oder zur DrupalCon wird mal gereist. Entfernungen spielen dabei eine untergeordnete Rolle. Wo man hin muss, muss man eben hin.
Grundsätzlich ist die erste Wahl beim Verkehrsmittel immer die Bahn; Abweichungen werden je nach Strecke und Anzahl der reisenden Personen flexibel besprochen.

Henjos Remote-Arbeitsplatz

Welche Software für Remote Work?

Jeder erdfisch arbeitet grundsätzlich eigenverantwortlich und selbstständig. Die gesamte Arbeit ist so organisiert, dass sie zu jeder Zeit an jedem Ort erledigt werden kann. Dafür sorgt der richtige Mix aus bewährter Software, meist Open-Source.
Das Programm, das mit Abstand am meisten genutzt wird, ist der Internet-Browser. Nicht nur findet die gesamte Dokumentation der Arbeit, der Methoden und der Meetings darin statt – auch die Kommunikation geschieht bis auf E-Mails fast ausschließlich im Browser. Alle Tools, die es zulassen, werden selbst gehostet, um den eigenen hohen Datenschutzansprüchen gerecht zu werden.
Dateien halten wir über die selbst gehostete NextCloud aktuell, über diese teilen wir auch unsere Kalender. Das Ticketsystem Jira stellt sicher, dass Projekte nachvollziehbar gepflegt werden.
Der tägliche Blick ins Jira-Dashboard verrät uns die anstehenden Aufgaben, fallspezifische Lösungen darf und soll jeder selbst erarbeiten. Außerdem ist unser Arbeitsalltag ist stark geprägt vom Dokumentations-Tool Confluence. Damit kann man sich jederzeit von bestehenden Lösungsansätzen der Kollegen inspirieren lassen, diese erweitern und aktualisieren.
Last but not least: Meetings über verschiedene Online-Dienste wie die Chat-Funktion Mattermost und das Tool für Video-Konferenzen Whereby ersparen auch unseren Kunden die Installation von Software.

Gute Hardware im Homeoffice: Bei erdfisch stimmt die Ausstattung.

Eine vollständige und hochwertige Ausstattung mit Hardware ist bei erdfisch selbstverständlich. Dass am falschen Ende gespart wurde, habe ich noch nie erlebt. Wer wie ich remote arbeitet, wird genauso mit allen notwendigen Arbeitsmaterialien beliefert wie die erdfische vor Ort. Das beginnt beim Laptop und reicht, wenn gewünscht, bis zur Kaffeemaschine.
Du wendest dich an Anja, wenn du etwas brauchst bzw. an Fabian, wenn es um computertechnische Ausstattung geht. Und wenn es mit der Post versendbar ist, dann hast du es wenige Tage später im Briefkasten.
Ein gutes Arbeitsumfeld bringt gute Ergebnisse. Dieses Bewusstsein ist bei erdfisch verankert und wird alltäglich gelebt.
Die technische Basis des Rechners kann der Arbeitnehmer grundsätzlich selbst bestimmen. Die meisten erdfische nutzen branchenüblich entweder macOS oder andere Unix-basierte Systeme wie Linux-Distributionen.

Organisation im Homeoffice: So behält man den Überblick

Diese ganzen Online-Tools! Lauter Dinge mit kurzen, griffigen Namen, von denen man ohne Programmierer-Background noch nie gehört hat … git, mite, whereby, covert... viele Dinge mit einer Domainendung wie ".io" oder ".team"... die Liste könnte endlos fortgeführt werden. Wer soll da den Überblick behalten?
Zunächst habe ich mir für alles Links angelegt. Alles, was ich regelmäßig brauche, sitzt in der Schnellzugriffsleiste im Browser. Das hat sich bewährt und nach ein paar Wochen habe ich dann auch mehr und mehr verstanden, wofür die einzelnen Tools gut sind und wie sie genutzt werden.
Glücklicherweise war es nie ein Problem, wenn ich mir Zeit dafür genommen habe, meine E-Mail-Inbox aufzuräumen. Im Gegenteil! Alles, was abgegessen ist, habe ich fein säuberlich nach Kunden sortiert archiviert. Hier kann und sollte man Zeit investieren. Initial geht dafür erstmal viel drauf, aber später spart man noch mehr.

Remote Work: Gut gerüstet in schwierigen Zeiten

Ich glaube übrigens nicht, dass ich als „digital native“ bei Remote Work einen Vorsprung habe. Nein, es braucht einfach Köpfe, egal welchen Alters, die sagen: Homeoffice? Remote Work? Hey, das kann funktionieren! Voraussetzung dafür ist die richtige Mischung aus browserfreundlicher Software und positiven Vibes. Dazu gehören gegenseitiges Vertrauen, ein respektvoller Umgang und die Eigenverantwortung eines jeden Mitarbeiters.
Man muss damit gar nicht erst auf so etwas wie Corona warten. Wer seinen Kurs bereits seit Jahren auf Remote Work setzt, behält auch in unsicheren Zeiten, wie wir sie derzeit erleben, einen klaren Kopf.

Profilbild von Henjo Völker

Henjo Völker

Project Manager